Учёт дебиторской задолженности без 1С Таблица с долгами становится доской, напоминаниями и отчётом
Если 1С нет или у вас не Бухгалтерия для Казахстана, долги загружаются в debitorka.kz из Excel. Шаблон из пяти колонок: клиент, БИН, сумма, срок оплаты, номер документа. Сразу после загрузки каждый должник — карточка на доске взыскания, просрочка разложена по срокам, а напоминания ждут только контактов клиента.
Импорт из Excel по шаблону входит в любой тариф. Шаблон скачивается в кабинете, рядом с кнопкой загрузки.
Для тех, у кого дебиторка живёт в таблице
Обмен с 1С в debitorka.kz сделан для 1С:Бухгалтерии для Казахстана. Но так работают не все. ИП ведёт отгрузки в таблице. Дистрибьютор сидит на самописной учётной программе. У торговой компании своя конфигурация 1С, к которой обработка не подходит. Во всех трёх случаях долги можно выгрузить в Excel, а из Excel — в сервис.
Если вы пока ведёте таблицу сами, начните со статьи «Дебиторка в Excel»: там бесплатный шаблон с формулами, старением и сводной. Эта страница про следующий шаг. Таблица отвечает, сколько вам должны. Сервис берёт на себя, кому и когда напомнить, кому позвонить и что делать с долгом, который висит третий месяц.
Сохраните лист в .xlsx и перенесите остатки в шаблон сервиса.
Почти любая учётная система умеет выгрузить отчёт по долгам в Excel. Его и загружаем.
Даже с 1С можно начать с файла, чтобы увидеть доску и напоминания до подключения обмена. Только прочитайте ниже, что делать с этими данными потом.
Загрузка дебиторки из Excel: пять колонок, обязательных две
Шаблон лежит в кабинете: «Настройки» → «Импорт Excel» → «Скачать шаблон .xlsx». Та же кнопка есть на пустой доске, пока долгов ещё нет. Файл называется debitorka_import.xlsx, в нём один лист «Долги» и строка-пример.
Контрагент и сумма долга обязательны. Сумма — это остаток, который клиент должен сейчас, а не сумма отгрузки. Если накладная на 900 000 ₸ оплачена наполовину, в шаблон идёт 450 000 ₸.
Срок оплаты формально необязателен, но без него сервис не узнает, что долг просрочен. Нет срока — нет просрочки, нет и напоминаний. Дату можно ввести как дату Excel или текстом: 15.09.2026 или 2026-09-15.
БИН/ИИН — двенадцать цифр. По нему сервис узнаёт клиента при следующих загрузках. Номер документа попадёт в претензию и акт сверки, без него должнику сложнее понять, о какой отгрузке речь.
Одна строка — один документ, один клиент — одна карточка
Чем ближе таблица к реестру документов, тем полезнее результат. Одна строка «Ертіс Құрылыс, 1 025 000 ₸» даст долг без сроков. Три строки по накладным дадут три срока, и сервис будет напоминать о каждой вовремя.
- 01Первый лист, со второй строки
Сервис читает только первый лист книги и только .xlsx. Первая строка — заголовки, пустые строки пропускаются.
- 02Клиент по БИН, потом по названию
Есть БИН — клиент находится по нему. Нет — по точному совпадению названия. «ТОО Орда Пласт» и «Орда Пласт ТОО» станут двумя разными клиентами.
- 03Все документы клиента в одной карточке
Строки одного клиента собираются в одну карточку долга на доске взыскания. Звонят ведь клиенту, накладная тут вторична.
- 04Ошибки по строкам
Сумма не число, дата не дата, БИН длиннее двенадцати знаков — строка пропускается с номером и причиной. Остальные загружаются.
Что вы получаете из таблицы, которую и так вели
Доска и список долгов. Каждый должник — карточка с суммой и днями просрочки. Её можно передать менеджеру, двигать по этапам, писать в ней итоги звонков и записывать обещания оплаты траншами.
Напоминания должникам. Когда срок прошёл, сервис сам пишет клиенту от имени вашей компании, днём и с паузами между сообщениями. На почту, в Telegram и WhatsApp с вашего номера — в любом тарифе. Как устроена цепочка, показано на странице автонапоминаний.
Отчёт по срокам. Долг раскладывается по корзинам 0–30, 31–60, 61–90 и больше 90 дней. Рядом дашборд директора: просрочка, крупные должники, прогноз поступлений по срокам оплаты.
Документы. Претензия и акт сверки собираются из карточки по загруженным документам. Даты накладных в шаблоне нет, поэтому в акте сверки на её месте будет прочерк.
Контакты клиентов и оплаты вносятся в карточке
Контакты. В шаблоне нет телефона и почты, поэтому после загрузки у новых клиентов их нет, и на доске такие карточки помечены. Откройте карточку, нажмите на значок редактирования клиента и впишите телефон и почту. Там же выбирается канал напоминаний для этого клиента. Пока контактов нет, сервису некому писать.
Оплаты. Импорт не знает, что клиент заплатил. Пришли деньги — внесите оплату в карточке: сумму и дату. Сервис закроет ею документы клиента по порядку, начиная с самого раннего срока, и напоминания об оплате по закрытым документам прекратятся.
Повторно файл целиком не загружайте. Импорт добавляет строки и не сверяет их с тем, что уже загружено. Тот же файл второй раз удвоит долг каждого клиента. Новые отгрузки догружайте отдельным файлом, только новыми строками.
Чего не будет, пока данные приходят файлом
Excel даёт сервису снимок долга на дату выгрузки. Историю отгрузок и оплат за годы файл не передаёт, поэтому часть функций работает только с обменом 1С. Лучше знать об этом заранее.
Если такие отчёты нужны, а 1С у вас всё-таки есть, посмотрите, как работает интеграция с 1С: она подключается без доработки конфигурации.
- Оплаты сами не подтянутся. Каждую оплату вносят руками в карточке.
- Платёжной дисциплины A/B/C не будет. Её считают по истории оплат из 1С.
- DSO и предложений взаимозачёта не будет. Для них нужна история движений по счетам, одних остатков мало.
- Сверки итога с учётом не будет. Сверять сервису не с чем: цифры в нём ровно те, что вы загрузили.
- Сумму и номер загруженного документа не поправить. Поменять можно только срок оплаты, поэтому проверьте файл до загрузки.
Переход с Excel на 1С: начинаем с чистого листа
Долги из файла и долги из 1С сервис не склеивает. Клиента из Excel он не узнаёт в клиенте из 1С, даже с тем же БИН. Если просто подключить обмен поверх загруженного файла, у «Ертіс Құрылыс» станет две карточки, а долг посчитается дважды. Оплаты из 1С при этом гасят только вторую.
Поэтому перед первым обменом владелец аккаунта очищает рабочие данные: «Настройки» → «Полная очистка данных». Команда, настройки и этапы доски остаются. Долги, карточки, обещания и история работы по ним удаляются. Первая выгрузка из 1С собирает всё заново, уже по документам и со сроками из договоров.
Сделаем это вместе на созвоне подключения, чтобы ничего нужного не потерять. Важные договорённости с клиентами перед очисткой стоит выписать: в 1С их нет.
- 01Выписать договорённости
Обещания и итоги звонков, которые жалко потерять.
- 02Очистить данные
Владелец вводит название организации для подтверждения. Команда и настройки остаются.
- 03Первая выгрузка из 1С
Долги приходят по документам, оплаты разносятся сами, итог сверяется с 1С.
Что спрашивают про импорт из Excel
Можно ли вести учёт дебиторской задолженности без 1С?
Да. Долги загружаются в debitorka.kz из Excel по шаблону, а оплаты вносятся вручную в карточке клиента. Доска взыскания, напоминания и отчёт по срокам работают так же, как с 1С.
Где скачать шаблон для загрузки?
В кабинете: «Настройки» → «Импорт Excel» → «Скачать шаблон .xlsx». Шаблон для самостоятельного учёта с формулами и старением — другой, он бесплатно скачивается в статье «Дебиторка в Excel».
Что будет, если загрузить тот же файл ещё раз?
Каждая строка добавится заново, и долг клиентов удвоится. Сервис не сверяет новый файл со старым. Загружайте повторно только новые документы.
Обновятся ли оплаты, если загрузить свежую таблицу?
Нет, импорт только добавляет долги. Оплату вносят в карточке клиента: сумма и дата, а документы сервис закроет сам, начиная с самого раннего срока.
Сколько стоит загрузка из Excel?
Импорт по шаблону входит в любой тариф, начиная с «Соло» за 14 900 ₸ в месяц (11 900 ₸ при оплате за год). В «Соло» есть всё для одного человека: доска, напоминания на почту, в Telegram и WhatsApp, претензии, дашборд. Команде из нескольких человек нужна «Команда».
Почему не уходят напоминания после загрузки?
Обычно по одной из двух причин: у клиента не заполнены телефон и почта или у документа нет срока оплаты. Контакты вписывают в карточке клиента, срок документа там же можно указать вручную.
Что будет с данными из Excel, когда подключим 1С?
Сами они не заменятся данными 1С. Перед первым обменом владелец очищает рабочие данные в настройках, и долги собираются из 1С заново. Команда, настройки и этапы доски сохраняются.
Пришлите таблицу, и мы покажем, что из неё получится в сервисе
- 1Созвон на 30 минутРазберём, откуда выгрузить долги: Excel, другая программа или ваша конфигурация 1С.
- 2Файл по шаблонуПодскажем, как перенести остатки по документам, чтобы сроки и номера не потерялись.
- 3Первые напоминанияПроверим контакты должников и настроим, кому и когда сервис напишет первым.