Автоматические напоминания должникам Клиенты платят вовремя, когда им вовремя напоминают
debitorka.kz сам напоминает должникам об оплате от имени вашей компании, в WhatsApp и на почту: за три дня до срока, на следующий день после него и дальше раз в неделю, пока деньги не придут. Вежливо и только днём. Как только оплата приходит из 1С, сообщения прекращаются.
Менеджеру больше не нужно помнить, кому и когда писать. И уговаривать себя позвонить постоянному клиенту тоже не нужно.
Четыре сообщения вместо звонка, до которого так и не дошли руки
Так выглядит месяц жизни одного долга, если клиент молчит. Сначала дружески, потом настойчивее, в конце официально. Нажмите на шаг, чтобы прочитать текст.
Зачем. Самое мягкое сообщение и часто последнее. Клиент не отказывается платить, он просто не держит вашу дату в голове. Трёх дней хватает, чтобы бухгалтер поставил платёж в очередь.
Зачем. Всё ещё без нажима. В первые дни просрочка — чаще всего забытая платёжка или бухгалтер на больничном. Нежелание платить начинается позже.
Зачем. Здесь клиента просят назвать дату. Назвать дату проще, чем объяснять, почему денег нет. Обещание попадает в карточку долга, и напоминания ждут этой даты.
Зачем. Официально, на имя компании. Пять рабочих дней дают клиенту честный шанс, а вам понятную дату, после которой разговор переходит к юристу.
Просрочка 30 дней, оплаты и обещаний нет. Долг переходит в колонку юриста, претензия собирается из карточки по данным 1С.
Зачем. Тут сообщения заканчиваются. Писать в пятый раз бессмысленно, пора решать, как взыскивать. Порог в 30 дней меняется, а долги со спором или на паузе сервис сам не переводит.
После срока напоминания уходят раз в семь дней. Интервал, часы отправки и нарастание тона меняются в настройках, а отдельному клиенту можно задать свой интервал и канал.
Хуже забытого напоминания только напоминание после оплаты
Клиент оплатил утром, а в обед ему пишут про просрочку. После такого он запомнит не вашу вежливость, а беспорядок в учёте.
Поэтому сервис смотрит на долг перед каждой отправкой. Если случилось что-то из списка справа, сообщение не уходит.
Писать больше не о чем. Если оплатили часть, следующее сообщение будет уже про остаток.
Обычные напоминания ждут. За два дня до обещанной даты и в сам день уходит короткое напоминание именно про обещанный платёж.
Сообщения на паузе, долг помечен как спорный. Пока сумма под вопросом, напоминать о ней странно.
Ответ сразу виден в карточке долга. Неделю после него сервис молчит: разговор ведёт менеджер.
Директор созвонился с владельцем клиента и всё решил. Пауза или «отложить до даты» в карточке, и сервис молчит.
Пишет так, как написал бы аккуратный сотрудник
Только днём. С 9:00 до 20:00 по Алматы, окно меняется в настройках. Если правило сработало ночью, сообщение подождёт до утра.
Одно сообщение на клиента. Три просроченных документа у одного клиента превращаются в одно сообщение с общей суммой.
После срока — раз в неделю. Первое напоминание о просрочке уходит на следующий день, каждое следующее через семь дней. Ежедневные сообщения раздражают даже тех, кто собирался платить.
В Казахстане о делах пишут в WhatsApp. Но бухгалтерия живёт в почте
Сообщение в WhatsApp читают в тот же день. Письмо на почту остаётся документом, его можно переслать директору и подшить к делу. Поэтому каналов несколько, и у клиента можно выбрать свой.
С вашим адресом для ответа и копией нужному сотруднику. Сюда же уходят акты сверки. Ответ клиента приходит на вашу почту.
Официальный канал Meta для компаний. Шаблоны сообщений заранее проходят проверку, у номера есть рейтинг качества и суточный лимит, а при жалобах клиентов номер ограничивают. Подходит, когда должников сотни.
Подключается по QR-коду, как WhatsApp Web. Клиент видит номер, с которого ему и раньше писала ваша бухгалтерия. Подходит, пока должников десятки.
Для клиентов без WhatsApp — SMS и Telegram. Какой канал выбрать, решим вместе на созвоне: это зависит от того, сколько у вас должников и как вы с ними привыкли общаться.
Чего сервис не будет делать, даже если попросить
Напоминание работает, пока клиент чувствует, что с ним разговаривает нормальная компания. Поэтому несколько вещей мы выключили навсегда.
- Писать ночью. Даже если очень хочется закрыть месяц.
- Писать от чужого имени. Сообщение всегда от имени вашей компании. О сервисе клиенту говорит одна строка внизу: «сформировано сервисом debitorka.kz по поручению кредитора».
- Звонить. Звонок остаётся за менеджером. Сервис только подскажет в списке «Действия сегодня», кому пора позвонить: например, тому, кто сорвал обещание.
- Угрожать. Самое строгое сообщение говорит о претензионной работе и даёт пять рабочих дней. Дальше с клиентом говорит уже юрист.
- Писать посторонним. Только контактам клиента из 1С или тем, что вы добавили в карточку сами.
Что спрашивают про напоминания
Клиенты не обидятся на напоминания?
Первое сообщение приходит до срока и звучит скорее как забота. Если клиент ответил на странице должника, пообещал оплату или оспорил сумму, напоминания встают на паузу. Для отдельных клиентов их можно выключить совсем.
Не заблокируют ли наш номер WhatsApp?
Если с обычного номера писать сотням клиентов, риск есть: WhatsApp не любит массовые рассылки. Поэтому свой номер по QR-коду оставляем для небольшого списка, а для больших объёмов подключаем официальный WhatsApp Business API. Правила есть и там: у номера рейтинг качества и суточный лимит, а жалобы клиентов бьют по рейтингу. Сервис пишет так, чтобы поводов жаловаться не было: только вашим клиентам, днём и после срока не чаще раза в неделю.
Можно не писать отдельным клиентам?
Да. У любого клиента можно выключить напоминания, оставить только email или поменять частоту. На один долг можно поставить паузу или отложить напоминания до даты.
Что если клиент оплатил, а 1С ещё не выгрузила оплату?
Сервис смотрит на долг перед каждой отправкой, а обмен с 1С обычно ставят несколько раз в день. Если клиент напишет на странице должника, что уже оплатил, неделю сервис ему писать не будет: за это время оплата дойдёт до 1С, а менеджер успеет проверить.
Покажем, кому из ваших клиентов напоминание нужно уже сегодня
- 1Созвон на 30 минутПодключаем обработку к вашей 1С. Базу в интернет не открываем.
- 2Список по срокамУ кого срок через три дня, у кого уже прошёл, у кого нет ни телефона, ни почты.
- 3Цепочка под ваших клиентовРешаем, кому писать в WhatsApp, кому на почту, а кого лучше не трогать.