Доска взыскания дебиторки Утром открыл доску, и понятно, кому звонить
Каждый должник — карточка на доске взыскания. Карточка стоит на этапе, у этапа есть срок, а цвет подсказывает, где горит. По сути это CRM для работы с должниками: менеджер видит своих клиентов, директор всех, и никто не держит историю долга у себя в телефоне.
Долги и оплаты приезжают из 1С сами. Вручную на доску ничего переносить не нужно.
Четыре этапа взыскания со сроком и финал
Срок этапа — это сколько дней долг может на нём стоять, пока не станет проблемой. Вышел срок — карточка краснеет, и это видно всем, кому нужно.
- 01 · 3 дняК обработке
Новый долг из 1С. Проверить контакты, назначить ответственного, понять, что за клиент.
- 02 · 10 днейСвязаться / Напомнить
Работают автонапоминания, менеджер звонит. Цель одна: получить от клиента дату.
- 03 · 7 днейКонтроль оплаты
Дата есть, ждём деньги. Сорванный транш сам вернёт долг на шаг назад, а ответственному придёт письмо.
- 04 · 30 днейПретензия / юр. работа
Разговоры кончились. Претензия, акт сверки, дальше решает юрист. С автоэскалацией долг попадает сюда сам, по умолчанию на 30-й день просрочки.
- финалВзыскано или списано
Долг закрыт оплатой или признан безнадёжным. На доске видно последние 30 дней.
Цвет карточки говорит, куда смотреть в первую очередь
Никто не читает сорок карточек подряд. Поэтому у каждой есть цвет. Считает его сервис, менеджеру ничего отмечать не нужно.
- Красный
- Вышел срок этапа, сорвано обещание, просрочка 30 дней и больше или две недели никто не касался долга.
- Жёлтый
- Просрочка уже есть, или прошло 80% срока этапа. Пока не горит, но скоро начнёт.
- Зелёный
- Всё идёт по плану. Можно не трогать.
- Остывает
- Неделю по долгу ничего не делали: ни звонка, ни письма, ни заметки. Автонапоминания не в счёт. Отдельная пометка, чтобы клиент не выпал из виду тихо.
История долга остаётся в компании, а не в телефоне менеджера
Всё, что происходило с долгом, лежит в одной ленте: оплаты из 1С, звонки, сообщения, обещания, смены этапа, открытия страницы должником. Новый сотрудник открывает карточку и за минуту понимает, где мы.
Переписка с клиентом и внутренние заметки лежат рядом, но раздельно. «Директор сказал не давить до конца квартала» клиент не увидит.
Ещё в карточке видно, когда уйдёт следующее напоминание. Если клиент попросил пару дней, достаточно нажать «отложить до даты».
Когда должников сотни, выручает список
Доска хороша, пока карточек десятки. Для сотен есть список: тот же учёт должников, только таблицей, с теми же фильтрами и действиями сразу по многим долгам.
Например: отфильтровать всех «без ответственного», выделить и раздать менеджерам. Или выбрать долги на этапе претензии и скачать претензии одним архивом.
Менеджер видит своих клиентов, директор всех
Кто что может, настраивается матрицей прав: писать должникам, менять этапы, готовить претензии, выгружать данные. Можно ограничить сотрудника только его клиентами.
Видит всё, настраивает этапы, права и напоминания.
Свои клиенты: звонки, обещания, переписка.
Этап претензии, документы, сроки давности.
Сверка с 1С, акты сверки, выгрузки в Excel.
Смотрит, ничего не меняет. Например, учредитель.
Что спрашивают про доску
Можно поменять этапы под наш процесс?
Да. Этапы переименовываются, добавляются и меняются местами, у каждого свой срок. Автоматика привязана к смыслу этапа, поэтому переименование ничего не ломает.
Одна карточка на клиента или на каждый документ?
Одна карточка на клиента в каждой вашей организации. Все его накладные и договоры внутри, у каждого документа свой срок и остаток.
Сколько человек может работать в сервисе?
В тарифе «Бизнес» до пяти. Обычно это директор, бухгалтер, пара менеджеров и юрист.
Куда деваются закрытые долги?
Уходят в колонку «Взыскано» или «Списано / закрыто». На доске видны последние 30 дней, чтобы был виден результат месяца, а старое не мешало. Вся история остаётся в карточке.
Разложим ваших должников по доске прямо на созвоне
- 1Созвон на 30 минутПодключаем обработку к вашей 1С. Базу в интернет не открываем.
- 2Доска из вашей 1СДолги раскладываются по этапам, и сразу видно, где горит.
- 3Настройка под командуЭтапы, сроки и кто за каких клиентов отвечает.