Инвентаризация дебиторской задолженности Закрыть год с дебиторкой, которую подтвердили сами клиенты
Перед годовым отчётом расчёты с покупателями проверяют инвентаризацией. Разбираем, что требуют Правила ведения бухгалтерского учёта, как оформить акт по форме Инв-4 с актами сверки, откуда берутся расхождения и что делать с просроченными и старыми долгами. Начинать лучше в октябре: к декабрю ответят не все.
Обновлено 30 сентября 2026 · Правила ведения бухучёта в редакции 2026 года · читать 10 минут
Инвентаризация дебиторской задолженности: раз в год обязательно
Обязанность записана в Правилах ведения бухгалтерского учёта, утверждённых приказом Министра финансов от 31.03.2015 № 241. Министерство принимает их на основании Закона о бухгалтерском учёте (ст. 20, п. 5, пп. 2), а в самом законе отдельной статьи об инвентаризации нет. Правила действуют: последний раз их меняли приказом от 30.03.2026 № 206, главу об инвентаризации эти изменения не затронули.
Активы и обязательства инвентаризируют не реже раза в год. Субъекты малого предпринимательства, где работают не больше десяти человек, сами решают, когда это делать. Даты и что проверяют, записывают в учётной политике (п. 63), состав комиссии утверждает руководитель приказом (п. 64).
Результаты годовой инвентаризации отражают в годовой финансовой отчётности (п. 72), а её сдают не позднее 30 апреля следующего года (ст. 19, п. 3 Закона). Так что сверки с клиентами должны быть закрыты раньше, чем бухгалтер сядет за баланс.
…проводится инвентаризация активов и обязательств не менее одного раза в год. Субъекты малого предпринимательства с численностью работников не более десяти человек, самостоятельно определяют период проведения инвентаризации.
Правила ведения бухгалтерского учёта, п. 60
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности оформляется Актом инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности, форма которого утверждена Приказом 562, с приложением акта сверки взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами, в произвольной форме.
Правила ведения бухгалтерского учёта, п. 72
Начните в октябре: до декабря ответят не все
Почти вся работа с дебиторкой при инвентаризации — ожидание. Акт сверки нужно отправить, клиент должен сверить его со своей 1С, подписать у директора и вернуть. Если есть расхождение, круг повторяется. А в декабре у бухгалтерии клиента своя инвентаризация и свои сверки, и ваш акт встаёт в очередь.
Поэтому план лучше строить от конца. Дату инвентаризации задаёт ваша учётная политика. Всё, что требует ответа клиента, начинайте за два месяца до неё.
Акт сверки с номером договора и подписью уполномоченного лица клиента пригодится и дальше: это довод, что долг признан, а срок исковой давности прервался (ст. 183 ГК). Окончательно это оценивает суд.
- Приказ о комиссии и выгрузка
Проверьте дату инвентаризации в учётной политике, подпишите приказ. Выгрузите из 1С остатки по счёту 1210 и по авансам полученным в разрезе клиентов и договоров.
- Чистка до сверки
Дубли карточек по одному БИН, оплаты без договора, аванс и долг одного клиента на разных договорах. Что можно поправить у себя, поправьте до того, как акт уйдёт клиенту.
- Акты сверки
На одну дату — всем клиентам с крупными остатками и всем с просрочкой. Попросите ответить за 10 рабочих дней и напомните через неделю.
- Разбор расхождений
По каждому расхождению — причина, документ и кто исправляет: вы или клиент.
- Претензии и решения по старым долгам
Тем, кто молчит и не платит, — претензия. По долгам старше трёх лет — решение о списании или последней попытке взыскать.
- Акт Инв-4
Комиссия подписывает акт, к нему прикладывают акты сверки. Результаты идут в годовую отчётность.
Инвентаризация расчётов с покупателями за шесть шагов
Порядок для компании, где дебиторка в 1С учитывается на счёте 1210 «Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков», а клиентов десятки или сотни.
- 01Приказ о комиссии
Состав комиссии утверждает руководитель (п. 64 Правил). Для расчётов в неё стоит включить тех, кто знает клиентов: главбуха, менеджера по продажам, юриста.
- 02Список из 1С
Оборотно-сальдовая ведомость по 1210 в разрезе контрагентов, договоров и документов. Отдельно — авансы полученные: переплата по одному договору и долг по другому часто оказываются одной ошибкой разноски.
- 03Акты сверки
На одну дату, с номером договора и перечнем документов. Акт можно подписать ЭЦП: электронный документ, подписанный уполномоченным лицом, равнозначен бумажному (Цифровой кодекс, ст. 62, п. 2). Что должно быть в акте — в статье об акте сверки.
- 04Расхождения
По каждому — причина, документ и кто исправляет. Типовые причины ниже.
- 05Просроченные и сомнительные
Их выписывают отдельно. В форме Инв-4 для этого есть графы «в том числе по сомнительным требованиям» и «меры, принятые к урегулированию просроченной задолженности».
- 06Акт Инв-4 и справка
Акт по форме Инв-4 (приложение 35 к приказу МФ № 562), справка к нему с документом по каждому долгу и акты сверки в произвольной форме (п. 72). Итоги — в годовой отчётности.
Откуда берутся расхождения и как их разобрать
Клиент прислал акт со своей суммой. Прежде чем спорить, найдите документ, который есть у одной стороны и нет у другой. Чаще всего причина — одна из шести.
Платёжка пришла с назначением «по счёту» или вовсе без договора, и в 1С она легла на другой договор или повисла авансом. У вас по договору долг, у клиента ноль. Помогает письмо клиента о том, в счёт чего оплата, и перенос её в учёте.
Накладная или акт выполненных работ у вас проведены, а клиент их не получил, не подписал или провёл следующим месяцем. Пришлите копию и попросите провести тем же периодом.
Клиент вернул часть партии и оформил возврат, а у вас документ не проведён или проведён другой датой. Сравните даты и суммы возвратов по складу.
Договор в валюте или в условных единицах, и стороны пересчитывали его в тенге по курсу на разные даты. Сверяйте в валюте договора, а разницу в тенге объясняйте отдельной строкой.
Одна сторона провела взаимозачёт, другая нет или не согласна с суммой. Нужен документ о зачёте, подписанный обеими. Как его оформить — в статье о взаимозачёте.
Один клиент заведён двумя карточками по одному БИН, или остались копейки от округлений. В акте такие мелочи выглядят долгом, которого нет.
Что делать с просрочкой, которую нашли при инвентаризации
Инвентаризация — редкий момент, когда все долги лежат перед глазами. Разложите просроченные по возрасту и для каждой группы решите, что сделать до Нового года.
Сообщение или звонок с суммой и номером документа. Подписанный акт сверки — хороший повод договориться о графике. Готовые тексты — в статье о напоминании об оплате.
Если клиент молчит или спорит без документов, пора переходить к досудебной претензии. Тогда и в графе «меры» акта Инв-4 будет что написать.
До конца трёх лет (ст. 178 ГК) меньше полугода. Нужен письменный документ, где должник признаёт долг: подписанный акт сверки с номером договора или ответ на претензию. Нотариус для исполнительной надписи перерыв давности не учитывает (НП ВС № 6 от 26.05.2022, п. 11): после трёх лет даже с признанием долга останется только суд. Подробнее — в статье о сроке исковой давности.
Для налогов требование, не оплаченное три года, становится сомнительным: его относят на вычет по КПН и уменьшают облагаемый оборот по НДС (ст. 267 и 465 Налогового кодекса 2026 года). Условия и документы — в статье о списании дебиторской задолженности.
Если клиента ликвидируют или он в банкротстве, требование заявляют ликвидационной комиссии или временному управляющему. Претензии, не заявленные до утверждения ликвидационного баланса, считаются погашенными (ст. 51, п. 6 ГК).
Три стопки актов и что делать с каждой
Когда акты вернулись, разложите их по тому, что с долгом делать дальше.
- Подписанные акты — приложение к акту Инв-4 (п. 72 Правил).
- Акт с просроченным долгом храните отдельно: для нотариуса он может стать письменным признанием долга, если в нём есть номер договора, а с возникновения права на иск прошло не больше трёх лет (п. 223 Правил нотариальных действий).
- Результаты — в годовую финансовую отчётность.
- Претензия с таблицей документов и сроком оплаты.
- Долг признан письменно — путь быстрее через исполнительную надпись нотариуса.
- Весь маршрут от напоминания до исполнения — в статье как взыскать долг с ТОО.
- Неподписанный акт сверки долг не отменяет: в Инв-4 он остаётся по данным учёта, а в графе «меры» — что вы сделали.
- Долги старше трёх лет и долги ликвидированных клиентов — кандидаты на списание по ст. 266 и 267 НК.
- Списание в учёте не прощает долг: требовать оплату можно и дальше.
Сверка, к которой не надо готовиться в декабре
debitorka.kz забирает расчёты с покупателями из 1С по каждому документу и после каждого обмена сверяет свои остатки с 1С до тенге. Что чистить перед инвентаризацией, видно заранее: отчёт о качестве данных показывает несопоставленные оплаты, долги без договора и без срока оплаты, дубли карточек по БИН и мелкие остатки ниже вашего порога.
Акт сверки по любому клиенту собирается из карточки долга в Word и уходит ему на почту. Можно включить автоакты: раз в месяц или раз в квартал акт сам уходит должникам с просрочкой. Тем, кто не ответил и не платит, претензии готовятся пачкой, по файлу Word на каждого, одним архивом.
Проверили по действующим редакциям
Нормы сверены с текстами на adilet.zan.kz в редакции сентября 2026 года. Статья объясняет порядок простыми словами и не заменяет консультацию бухгалтера-аудитора или юриста по вашей компании.
- Правила ведения бухгалтерского учёта (приказ МФ РК от 31.03.2015 № 241, в ред. от 30.03.2026 № 206)п. 60–64, 72 — порядок инвентаризации
- Формы первичных учётных документов (приказ МФ РК от 20.12.2012 № 562)приложение 35 — форма Инв-4 и справка к ней
- Закон РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности»ст. 2 — кто вправе не вести учёт; ст. 19 — срок годовой отчётности; ст. 20 — полномочия Минфина
- Типовой план счетов бухгалтерского учёта (приказ МФ РК от 23.05.2007 № 185)счёт 1210
- Правила совершения нотариальных действий нотариусами (приказ МЮ РК от 31.01.2012 № 31)п. 223 — акт сверки как документ о признании долга
- Гражданский кодекс РК (Общая часть)ст. 51 — ликвидация; ст. 178, 183 — давность и её перерыв
- Нормативное постановление ВС РК от 26.05.2022 № 6п. 11 — нотариус не устанавливает перерыв давности
- Цифровой кодекс РК от 09.01.2026 № 255-VIIIст. 62 — электронный документ и ЭЦП
- Налоговый кодекс РК 2026 годаст. 266, 267, 465 — списанные и сомнительные требования
Частые вопросы об инвентаризации расчётов
Обязательна ли инвентаризация дебиторской задолженности?
Да, для тех, кто ведёт бухучёт: активы и обязательства инвентаризируют не реже раза в год (п. 60 Правил ведения бухгалтерского учёта, приказ МФ РК № 241). Малый бизнес с численностью до десяти работников сам определяет период инвентаризации.
Каким документом оформляют инвентаризацию расчётов с покупателями?
Актом инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности по форме Инв-4 (приложение 35 к приказу МФ РК № 562). К нему прикладывают акты сверки взаиморасчётов с дебиторами и кредиторами в произвольной форме (п. 72 Правил).
Есть ли утверждённая форма акта сверки?
Нет. Правила прямо говорят, что акт сверки прикладывают к акту инвентаризации в произвольной форме. В нём должны быть стороны, договор, период, документы, оплаты, сальдо и подписи уполномоченных лиц.
Что делать, если покупатель не подписал акт сверки?
Долг остаётся в учёте по вашим документам. В акте Инв-4 в колонке мер запишите, что сделано: акт отправлен, напоминание, претензия. Если клиент не согласен с суммой, попросите его вариант акта и разберите расхождение по документам.
Когда проводить инвентаризацию расчётов перед годовым отчётом?
Дату задаёт учётная политика (п. 63 Правил), а результаты годовой инвентаризации отражают в годовой финансовой отчётности (п. 72). Акты сверки лучше рассылать в октябре–ноябре: клиентам нужно время, чтобы проверить и подписать.
Нужно ли инвентаризировать кредиторскую задолженность?
Да. Инвентаризации подлежат все виды обязательств (п. 61 Правил), а в форме Инв-4 есть отдельный раздел по кредиторской задолженности, в том числе несогласованной с кредиторами.
Что делать с долгами старше трёх лет, найденными при инвентаризации?
Для налогов такие требования становятся сомнительными: их относят на вычет по КПН и уменьшают облагаемый оборот по НДС (ст. 267 и 465 Налогового кодекса РК 2026 года). Списание в учёте не прощает долг, требовать оплату можно и дальше.
Покажем, с какими клиентами сверяться в первую очередь
- 1Созвон на 30 минутПодключаем обработку к вашей 1С. Базу в интернет не открываем.
- 2Находки в данныхДубли по БИН, оплаты без долга, клиенты без контактов.
- 3Список на сверкуКому акт сверки, кому претензию, что поправить до декабря.