Добрый день, [имя]! Это [ваше имя], [компания]. Напоминаем: [дата] срок оплаты по [накладной №…] на сумму [сумма] ₸. Если оплата уже в пути, спасибо, отвечать не нужно.
Как напомнить клиенту об оплате Напомнить о долге и не испортить отношения
Двенадцать готовых текстов: сообщения в WhatsApp и письма-напоминания об оплате на почту. До срока, в день оплаты, после просрочки и перед претензией, плюс ответы на три самые частые отговорки. Копируйте, правьте под себя и отправляйте.
Обновлено 29 сентября 2026 · читать 7 минут
Прежде чем писать
Шесть правил, из-за которых напоминание работает
Шаблон — это половина дела. Вторая половина — когда, кому и в каком порядке его отправить.
- 01Пишите до срока
Первое сообщение за три дня до оплаты звучит как забота. И часто оказывается последним: бухгалтер просто ставит платёж в план.
- 02Всё для оплаты — в самом сообщении
Сумма, номер документа, срок. Если клиенту нужно искать счёт в почте, оплата откладывается «на потом».
- 03Один клиент — одно сообщение
Три просроченные накладные — одно сообщение со списком и общей суммой. Три уведомления подряд только раздражают.
- 04Просите дату, а не деньги
«Когда планируете оплату?» даёт больше, чем «оплатите, пожалуйста». Назвать дату легче, чем объяснять, почему денег нет. Названную дату попросите подтвердить гарантийным письмом.
- 05Повышайте тон по ступеням
Дружески, потом настойчиво, потом официально. Скачок от «добрый день» к «передаём юристам» пугает и портит отношения, даже если клиент в итоге платит.
- 06Не грозите тем, чего не сделаете
Если пишете про претензию через пять дней, через пять дней она должна уйти. Иначе следующее предупреждение уже никто не воспримет всерьёз.
Шаблоны
Двенадцать текстов на все случаи
В квадратных скобках то, что нужно подставить. Кнопка копирует текст целиком, вместе со скобками, чтобы ничего не забыть заменить.
[Имя], добрый день. Сегодня последний день оплаты по [накладной №…], [сумма] ₸. Реквизиты: [реквизиты или ссылка на счёт]. Если уже оплатили, спасибо.
Тема: Оплата по договору [№…] до [дата] Добрый день! Напоминаем, что [дата] наступает срок оплаты по следующим документам: — [накладная №…] от [дата] — [сумма] ₸; — [счёт-фактура №…] от [дата] — [сумма] ₸. Итого: [сумма] ₸. Счета и акт сверки во вложении. Если оплата уже проведена, пришлите, пожалуйста, номер платёжного поручения, и мы сверим его у себя. С уважением, [имя, должность] [компания], [телефон]
[Имя], добрый день. Оплата по [накладной №…] на [сумма] ₸ ожидалась [дата] и пока не поступила. Если платёж уже в пути, не обращайте внимания.
[Имя], повторно напоминаем: по [накладной №…] просрочка [N] дней, сумма [сумма] ₸. Подскажите, пожалуйста, когда планируете оплату? Мы запишем дату и не будем беспокоить до неё. Если удобнее частями, тоже можно договориться.
[Компания-должник], задолженность по [договору №…] составляет [сумма] ₸, просрочка [N] дней. Просим погасить её или согласовать график оплаты в течение 5 рабочих дней. Если оплата не поступит, мы будем вынуждены направить досудебную претензию.
[Имя], добрый день. Оплата [сумма] ₸, о которой мы договорились на [дата], пока не поступила. Что-то изменилось? Подскажите новую дату, которая точно получится, и мы её запишем.
Понимаем, такое бывает. Отправляем ещё раз: [накладная №…] от [дата] на [сумма] ₸, во вложении. Подскажите, пожалуйста, на какой адрес присылать документы, чтобы они точно доходили до бухгалтерии? И когда сможете оплатить?
Спасибо, что сказали прямо. Давайте разобьём сумму: например, [часть 1] ₸ до [дата] и остаток [часть 2] ₸ до [дата]. Так будет удобно? Если нет, предложите свой вариант, запишем именно его.
Понимаем. Когда ориентировочно ждёте оплату от заказчика? Давайте запишем эту дату плюс пару дней, пока платёж дойдёт. Если у заказчика что-то сдвинется, просто предупредите заранее.
[Имя], добрый день. Не хочу, чтобы это превратилось в переписку бухгалтерий, поэтому пишу вам напрямую. По [договору №…] у нас накопилось [сумма] ₸, из них просрочено [сумма] ₸. Подскажите, как лучше решить: может, нужен график или сверка?
[Имя], спасибо, оплату [сумма] ₸ получили. По [накладной №…] остаётся [остаток] ₸. Когда планируете закрыть остаток?
Когда сообщений мало
Три момента, когда пора звонить
Сообщения хороши, пока клиент их читает и отвечает. Если нет, пятое сообщение подряд работает хуже первого звонка.
2 сообщенияДва напоминания без ответа
Скорее всего, пишете не тому человеку. Позвоните и спросите, кто у клиента отвечает за оплату.
обещаниеКлиент сорвал обещанную дату
Он сам назвал дату и сам её пропустил. Разговор будет коротким, и неловко в нём будет не вам.
спорКлиент не согласен с суммой
Остановите напоминания и сверьтесь. Подписанный клиентом акт сверки закроет спор и пригодится, если дело дойдёт до суда.
Время и закон
Когда писать о долге и как не попасть в спам
Пишите в рабочее время. Сообщение о долге в 23:40 не ускорит оплату, а впечатление о вашей компании испортит надолго.
Закон «О коллекторской деятельности» к вам как к поставщику не относится: он регулирует взыскание долгов по банковским займам и микрокредитам через коллекторские агентства. Но его рамки — хороший ориентир для вежливости. Коллекторам можно связываться с должником только в будни с 8:00 до 21:00, звонить не больше трёх раз в день, а с посторонними людьми говорить только затем, чтобы найти контакты самого должника (ст. 5, п. 2 и 4). Если вы укладываетесь в эти рамки, упрекнуть вас в давлении будет сложно.
Если должников много
- Не рассылайте один и тот же текст сотне клиентов с личного номера за минуту: WhatsApp может заблокировать номер как спам.
- Для больших объёмов есть официальный WhatsApp Business API, у него другие правила.
- Храните историю переписки там, где её видит вся компания. Телефон менеджера уйдёт вместе с ним.
Если некогда
Или пусть напоминает сервис
debitorka.kz отправляет похожую цепочку сам: за три дня до срока, на следующий день после и дальше раз в неделю, с тоном по нарастающей. От имени вашей компании и только с 9:00 до 20:00 по Алматы.
Оплата из 1С, обещание с датами траншей, спор или ответ клиента останавливают напоминания сами. Менеджеру остаётся звонить тем, кому действительно нужно позвонить. А во что обходится каждый день ожидания, покажет калькулятор стоимости просрочки.
Мы не стали строже. Мы просто начали напоминать вовремя.
Главный вывод из этой статьи в одной фразе.
Вопросы
Частые вопросы о напоминаниях
Сколько раз можно напоминать об оплате?
Разумный ритм: за три дня до срока, на следующий день после, потом раз в неделю. Ежедневные сообщения раздражают даже тех, кто собирался платить. Если на два напоминания нет ответа, пора звонить.
Можно ли напоминать о долге в WhatsApp?
Да, если клиент сам дал этот номер для связи по работе. Претензию и акт сверки отправляйте так, чтобы осталось подтверждение получения: под подпись, заказным письмом с уведомлением или на email из договора. В WhatsApp их можно продублировать.
Писать на «вы» или на «ты»?
Так же, как вы общаетесь с клиентом обычно. Напоминание не повод менять тон отношений. Официальный стиль оставьте для последней ступени перед претензией.
Нужно ли прикладывать счёт к каждому напоминанию?
В первом и в официальном — да. В остальных достаточно суммы, номера документа и реквизитов, но так, чтобы клиенту не пришлось ничего искать.
Что делать, если клиент не отвечает совсем?
Позвонить и выяснить, кто у клиента отвечает за оплату. Если долг большой и ответа нет больше двух недель после срока, стоит готовить досудебную претензию.
Бесплатный разбор дебиторки
Хотите, чтобы напоминания уходили сами? Начнём с разбора
- 1Созвон на 30 минутПодключаем обработку к вашей 1С. Базу в интернет не открываем.
- 2Кому писать уже сегодняСписок клиентов по срокам и просрочке.
- 3Цепочка под ваших клиентовКому в WhatsApp, кому на почту, а кого лучше не трогать.
Ещё по теме