Анализ дебиторской задолженности Дебиторка каждое утро, а не раз в месяц в Excel
Дашборд обновляется после каждого обмена с 1С: сколько всего должны, сколько просрочено, что обещано на этой неделе и кто из должников уже в зоне риска. Открыли в девять утра и знаете, с чем идти на планёрку.
Бухгалтеру больше не нужно собирать для директора отчёт по дебиторке из оборотки к концу месяца. Цифры считаются из тех же проводок 1С.
Четыре цифры в понедельник утром
Не каждый директор готов каждый день открывать дашборд. И не надо. Раз в неделю, если включить сводку в настройках, владельцу приходит короткое письмо: сколько долгов в работе, сколько взыскали за неделю, сколько обещаний сорвано и сколько долгов ни за кем не закреплено.
По этим четырём цифрам видно, работает ли команда. Если «без ответственного» третью неделю не ноль, вопрос уже не к клиентам.
Долг на 10 дней и долг на 100 дней — разные истории
Первый, скорее всего, просто забыли оплатить. Второй, возможно, без юриста уже не вернётся. Поэтому просрочка раскладывается по возрасту: до 30 дней, 31–60, 61–90 и больше 90. Бухгалтеры называют это старением дебиторской задолженности.
Старение можно посмотреть на любую прошлую дату. Так видно, стало ли лучше за месяц, или старые долги просто стали ещё старше.
Всего просрочено 17,7 млн ₸. За два месяца 90+ уменьшилась на 1,3 млн, зато выросла корзина 31–60: в ней сорванное обещание «Каспий Логистика».
Всего просрочено 18,0 млн ₸. В долгах старше 90 дней сидело 5,3 млн, почти треть просрочки.
Цифры ничего не значат, если непонятно, что с ними делать
Поэтому рядом с цифрами есть список «Действия сегодня». Он собирается сам: сорванные обещания, просроченные долги, этапы с вышедшим сроком, обещания с датой на сегодня и клиенты, которых никто не трогал неделю и дольше.
Наверху самое срочное, внутри одной срочности — по сумме. Директор может просто переслать этот список менеджерам, и планёрка займёт пять минут.
Сколько денег придёт в октябре, если все сдержат слово
Прогноз складывается из того, что вам уже должны: обещания клиентов и долги, у которых в этом месяце наступает срок. Рядом план-факт: сколько должно было прийти по срокам и сколько пришло на самом деле.
млн ₸. Данные демонстрационные.
млн ₸. В июле пришло больше плана: закрыли два старых долга.
Кто закрывает долги оплатой, а кто списанием
Раз в квартал полезно посмотреть, сколько денег вернул каждый сотрудник, сколько долгов закрыл оплатой, сколько списал и сколько у него сейчас в работе. Там же воронка: на каком этапе доски долги застревают дольше всего.
Любой из этих отчётов выгружается в Excel. Для банка, учредителя или для вашей собственной таблицы, если без неё никак.
Что спрашивают про дашборд
Откуда берутся цифры?
Из 1С. Обработка отправляет проводки по расчётам с покупателями, сервис сам считает долг по каждому документу и договору. После каждого обмена итог сверяется с 1С по каждому контрагенту.
Как часто обновляется дашборд?
После каждого обмена с 1С. Расписание обмена ставится в самой 1С, обычно несколько раз в день.
Можно выгрузить отчёты в Excel?
Да: старение, воронку, план-факт и результативность сотрудников. Выгрузка доступна тем, кому вы дали на это право.
У нас несколько организаций в одной базе 1С. Это учитывается?
Да. Долг показывается в целом и в разрезе организаций, а у каждого клиента своя карточка в каждой организации.
Покажем ваш дашборд на ваших цифрах из 1С
- 1Созвон на 30 минутПодключаем обработку к вашей 1С. Базу в интернет не открываем.
- 2Старение и крупнейшие должникиГде застряли деньги и кто из клиентов должен больше всех.
- 3Прогноз на 3 месяцаСколько вам уже обещали и сколько должно прийти по срокам.