Политика конфиденциальности и обработки персональных данных Какие данные проходят через сервис и что мы с ними делаем

1. Кто обрабатывает данные

1.1. Сервис debitorka.kz (сайт, кабинет клиента, мобильная версия кабинета и страницы должников) принадлежит ТОО «Optimal Course», БИН 210140001113, юридический адрес: г. Алматы, ул. Макатаева, 117. Дальше в тексте — «мы».

1.2. Политика действует для всех страниц на домене debitorka.kz. У сайта optimalcourse.kz, где мы рассказываем об услугах по 1С, своя политика конфиденциальности.

1.3. Политика описывает, как мы выполняем требования Закона Республики Казахстан «О персональных данных и их защите» (дальше — Закон). Термины «субъект», «собственник», «оператор», «третье лицо», «обработка» используются в значении статьи 1 Закона. Подробнее о компании и контакты — на странице о компании.

2. Наша роль и роль клиента

2.1. Через сервис проходят данные двух видов, и роли по ним разные.

2.2. Наши собственные данные. Заявки с сайта, учётные записи пользователей кабинета, переписка с нами. Здесь ТОО «Optimal Course» — собственник и оператор: мы сами решаем, зачем и как обрабатывать эти данные, и отвечаем за это.

2.3. Данные из учёта клиента. Клиент — компания или ИП, которые подключили сервис, — загружает в него сведения о своих покупателях-должниках из 1С или Excel. Собственник и оператор этих данных — клиент: он собрал их в своей деятельности и решает, кому и что напоминать. ТОО «Optimal Course» обрабатывает их как третье лицо (подпункт 17 статьи 1 Закона) — только для оказания услуги по договору с клиентом (публичной оферте) и по его настройкам.

2.4. Поэтому, если вы получили напоминание об оплате через debitorka.kz, отправитель — ваш поставщик, а не мы. Вопрос о ваших данных лучше адресовать ему. Если напишете нам, мы передадим обращение клиенту и поможем выполнить его.

3. Какие данные мы обрабатываем и зачем

3.1. Заявка с сайта (форма «Бесплатный разбор», «Перезвоните мне» и похожие). Сохраняем: телефон, имя и название компании, если вы их указали, где вы ведёте учёт, примерный объём дебиторки и сумму из калькулятора, если вы их выбрали. Вместе с заявкой сохраняются адрес страницы, с которой она отправлена, адрес сайта, с которого вы пришли, метки рекламной кампании (UTM) и техническая строка браузера (User-Agent). IP-адрес в заявке не сохраняется. Цель — перезвонить вам, договориться о разборе или подключении и понять, какая реклама работает.

3.2. Пользователь кабинета. Электронная почта (она же логин), имя, роль и права в компании клиента. Пароль хранится только в виде хеша, восстановить его из базы нельзя. Если вы включили вход с кодом из приложения, храним секрет для проверки кода. Цель — дать доступ к кабинету только нужным людям и с нужными правами.

3.3. Данные из учёта клиента. Наименование контрагента, БИН или ИИН (у индивидуального предпринимателя наименование обычно содержит фамилию и инициалы), телефон и электронная почта контрагента, имя ответственного менеджера из 1С, договоры, документы, суммы, сроки оплаты и оплаты. Дополнительно — то, что сотрудники клиента вносят в кабинете сами: контактные лица должника, комментарии, обещания оплаты, история переговоров. Цель — посчитать долг и просрочку, напомнить должнику об оплате, подготовить претензию или акт сверки, показать картину директору клиента.

3.4. Сообщения должникам. Для каждого напоминания сохраняем получателя (телефон или почту), текст и статус доставки. Цель — показать клиенту, что и когда отправлено, и не отправлять одно и то же дважды.

3.5. Страница должника. Клиент может отправить должнику ссылку на страницу с его задолженностью. Когда страницу открывают, мы записываем время открытия и IP-адрес, с которого её открыли. Если должник оставляет на странице обещание оплаты, сообщение или возражение, сохраняем их текст и передаём клиенту. Цель — показать клиенту, что должник видел счёт, и передать его ответ.

3.6. Журнал действий. Записываем, кто из пользователей и когда совершил значимое действие: вход, изменение настроек, выгрузку отчёта, отправку претензии, обмен с 1С. Цель — безопасность и разбор спорных ситуаций внутри компании клиента.

3.7. Технические журналы сервера. Ошибки и предупреждения программы: время, адрес запроса, текст ошибки. При сбое доставки сообщения в журнал может попасть адрес получателя. IP-адреса используются в оперативной памяти, чтобы ограничить подбор паролей и частые запросы, и в эти журналы, как правило, не записываются.

3.8. Мы не собираем биометрические данные, копии удостоверений личности и сведения о здоровье, не принимаем платежи и не храним данные банковских карт. Деньги должник перечисляет напрямую на счёт клиента.

4. Согласие и другие основания обработки

4.1. По общему правилу персональные данные обрабатываются с согласия субъекта (пункт 1 статьи 7 Закона). Согласие можно дать письменно, через сервис контроля доступа к персональным данным или иным способом, который позволяет подтвердить его получение (пункт 1 статьи 8 Закона).

4.2. Отправляя заявку на сайте, вы даёте согласие на обработку указанных в ней данных для целей из пункта 3.1, включая передачу, описанную в разделе 6. Регистрируясь в кабинете или принимая приглашение коллеги, пользователь даёт согласие на обработку данных из пункта 3.2 на срок использования сервиса.

4.3. За данные должников отвечает клиент как их собственник и оператор. Принимая оферту, клиент подтверждает, что у него есть законные основания загружать эти данные в сервис и использовать их для связи с должником: согласие субъекта или случай, когда согласие по Закону не требуется (статья 9 Закона).

4.4. Мы используем данные только для заявленных целей (статья 14 Закона) и не собираем больше, чем нужно для этих целей (пункт 9 статьи 7 Закона). Мы не продаём данные и не используем данные клиентов и их должников для собственной рекламы.

5. Где хранятся данные

5.1. Приложение, базы данных и прокси-серверы debitorka.kz размещены в Алматы, у провайдера PS Internet Company. Базы, содержащие персональные данные, находятся на территории Республики Казахстан, как требует пункт 2 статьи 12 Закона.

5.2. Учётные записи и заявки хранятся в центральной базе сервиса. Данные из учёта клиента хранятся отдельно от данных других клиентов.

5.3. Копии данных могут временно находиться у получателей, перечисленных в разделе 6, — в объёме, нужном для доставки сообщения или заявки.

6. Кому мы передаём данные и трансграничная передача

6.1. Чтобы сервис работал, часть данных уходит внешним сервисам. Ниже — полный список того, что мы нашли в устройстве сервиса на дату редакции.

• Telegram. Уведомление о новой заявке с сайта (телефон, имя, компания, учёт, объём дебиторки, источник перехода) приходит сотрудникам ТОО «Optimal Course» через бота Telegram. Серверы Telegram находятся за пределами Казахстана.
• CRM optimal.crmai.kz. С главной страницы сайта копия заявки (телефон, имя, компания, учёт, объём дебиторки) отправляется из вашего браузера в нашу CRM. Там же работает чат-виджет: если вы пишете в чат, переписка хранится в CRM.
• WhatsApp. Напоминания должникам в WhatsApp доставляются через мессенджер WhatsApp компании Meta Platforms — либо через официальный WhatsApp Business API, либо с номера клиента, который он подключил. Получатель видит номер телефона и текст сообщения. Серверы WhatsApp находятся за пределами Казахстана.
• Электронная почта. Письма должникам и пользователям отправляются через почтовый сервер (SMTP). Адрес и текст письма проходят через почтовую систему получателя.
• Telegram-бот клиента. Если клиент сам подключил своего бота Telegram, уведомления уходят через серверы Telegram.
• Адреса, указанные клиентом. Если клиент настроил отправку событий в свою систему (вебхук), сведения о событиях уходят на указанный им адрес.
• Распознавание назначения платежей. Функция автоматической разноски спорных платежей передаёт модели искусственного интеллекта текст назначения платежа и наименования контрагентов. Если сервис модели расположен за рубежом, это трансграничная передача.
• Государственные органы и суд — когда это прямо требует закон.

6.2. Передача в Telegram и WhatsApp — трансграничная передача персональных данных (статья 16 Закона). Отправляя заявку, вы соглашаетесь с такой передачей. Для сообщений должникам согласие на трансграничную передачу или иное законное основание обеспечивает клиент (пункт 4.3). Если вы не согласны, чтобы ваша заявка уходила в Telegram, позвоните или напишите нам на почту вместо формы.

6.3. Кроме перечисленного, мы не передаём персональные данные третьим лицам и не публикуем их в общедоступных источниках.

7. Сроки хранения и удаление

7.1. Срок хранения определяется датой достижения целей сбора и обработки (пункт 2 статьи 12 Закона). После этого, при прекращении отношений с субъектом или по решению суда данные удаляются (статья 18 Закона).

7.2. Конкретно в сервисе:

• Заявки с сайта храним, пока ведём работу по заявке и пока вы не отозвали согласие. Удалить заявку можно в любой момент по запросу.
• Данные клиента и его должников храним, пока действует договор. Владелец кабинета может сам очистить данные компании в настройках. После прекращения договора удаляем их по запросу клиента, предварительно дав возможность выгрузить отчёты.
• Данные бесплатного разбора по умолчанию удаляются автоматически через 30 дней, если клиент не продолжил работу в сервисе, или раньше по запросу.
• Пакеты обмена с 1С храним 90 дней, затем удаляем автоматически.
• Технические журналы сервера храним 30 дней, затем удаляем автоматически.
• Журнал действий храним на весь срок работы клиента в сервисе: он нужен, чтобы разбирать спорные ситуации.

7.3. Удаление в базе необратимо. Если нужно сохранить данные, выгрузите отчёты в Excel до удаления.

8. Как мы защищаем данные

8.1. Мы принимаем правовые, организационные и технические меры, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к данным, вовремя его обнаружить и уменьшить последствия (пункт 1 статьи 22 Закона).

8.2. Что это значит на практике: доступ к кабинету — только по приглашению владельца, с ролями и правами (менеджер может видеть только своих клиентов); пароли хранятся в виде хеша по алгоритму Argon2id; вход можно защитить вторым фактором — кодом из приложения-аутентификатора; сеанс входа ограничен по времени; попытки подбора пароля ограничиваются; данные разных клиентов разделены; 1С передаёт данные в сервис по защищённому соединению HTTPS сама, входящие подключения к базе 1С не нужны; значимые действия пишутся в журнал.

8.3. Сотрудники ТОО «Optimal Course» смотрят данные клиента только с его согласия — например, на разборе или при помощи с настройкой — и обязаны сохранять их конфиденциальность (статья 11 Закона). Подробнее — на странице о безопасности данных.

8.4. Если произойдёт нарушение безопасности персональных данных, мы уведомим уполномоченный орган в течение одного рабочего дня с момента обнаружения (подпункт 8 пункта 2 статьи 25 Закона) и сообщим клиентам, чьих данных оно касается.

9. Cookies и хранилище браузера

9.1. Сайт и кабинет debitorka.kz не устанавливают cookies. Счётчики аналитики (Яндекс Метрика, Google Analytics) на сайте не подключены.

9.2. В хранилище вашего браузера (localStorage и sessionStorage) остаются только служебные записи: выбранная тема оформления (dbkz-theme); ключ входа в кабинет и настройки вида списков, если вы вошли в кабинет; источник перехода и UTM-метки на время сессии (dbkz-attr), чтобы приложить их к заявке. Эти записи не уходят третьим лицам и удаляются вместе с очисткой данных сайта в браузере.

9.3. На главной странице работает чат-виджет нашей CRM (optimal.crmai.kz). Он хранит в браузере идентификатор посетителя, чтобы показать вам вашу переписку при следующем визите.

10. Ваши права

10.1. По пункту 1 статьи 24 Закона вы вправе:

• знать, есть ли у нас ваши данные, и получить сведения о цели, источниках и способах их сбора и обработки, перечне данных и сроках их хранения;
• требовать изменить и дополнить данные при наличии подтверждающих документов;
• требовать заблокировать данные, если есть сведения о нарушении условий их сбора и обработки, и удалить данные, собранные с нарушением закона;
• отозвать согласие на сбор и обработку, передачу третьим лицам и трансграничную передачу данных;
• защищать свои права, в том числе требовать возмещения вреда.

10.2. Ознакомиться со своими данными можно бесплатно (подпункт 9 пункта 2 статьи 25 Закона). Если основание подтвердилось, мы изменим, заблокируем или удалим данные в течение одного рабочего дня (подпункт 8 пункта 2 статьи 25 Закона).

10.3. После отзыва согласия мы прекращаем обработку в течение пятнадцати рабочих дней или даём мотивированный отказ, если хранение данных требует законодательство (пункт 7 статьи 8 Закона). Отозвать согласие нельзя, если это противоречит законам или есть неисполненное обязательство (пункт 2 статьи 8 Закона).

10.4. Если вы должник одного из наших клиентов, ваши данные загрузил ваш кредитор. Изменить контакты, отказаться от напоминаний или запросить удаление проще всего у него. Мы примем такое обращение и передадим кредитору, а если оно касается нашей части обработки — выполним сами.

10.5. Действия, связанные с обработкой персональных данных, можно обжаловать в уполномоченный орган в сфере защиты персональных данных или в суд (статья 30 Закона).

11. Куда обращаться

11.1. Запросы о персональных данных, отзыв согласия и требования об удалении присылайте на info@optimalcourse.kz с темой «Персональные данные» или письмом по адресу: г. Алматы, ул. Макатаева, 117А, офис 404, ТОО «Optimal Course». Укажите, кто вы (пользователь, клиент, должник клиента), и как с вами связаться для ответа.

11.2. Обращения рассматривает лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных в ТОО «Optimal Course». Срочный вопрос можно задать по телефону +7 771 944-41-18 (понедельник — пятница, 9:00–18:00), но для отзыва согласия нужен письменный или электронный запрос, чтобы мы могли его подтвердить.

12. Изменение политики

12.1. Мы обновляем политику, когда меняется устройство сервиса или законодательство. Новая редакция публикуется на этой странице с датой и действует с момента публикации. Если изменения расширяют цели обработки или список получателей данных, мы сообщим об этом клиентам.

12.2. Действующая редакция — от 2 октября 2026 года.