+7 771 995-81-71 Демо Попробовать

Согласование платежей Бухгалтер просит — шеф решает с телефона

Бухгалтер отмечает неоплаченные счета поставщиков и отправляет их на согласование. Директору приходит push, и на одном экране он видит, сколько просят, сколько денег на счетах и сколько должники обещали заплатить на этой неделе. Одобрить можно в один тап, а оплата из 1С сама закроет заявку.

Попробовать 7 дней Как это работает

В тарифах Standard и Enterprise. Работает в приложении для Android и iPhone и в веб-кабинете.

Живой экран

«Платежи» в кабинете и в телефоне

Снимки демо-кабинета: компания и цифры вымышленные, экраны настоящие. Открыть демо-кабинет

Раздел «Платежи» в демо-кабинете: сверху суммы «Просят к оплате», «Одобрено, ждёт оплаты», «Ждём от должников за 7 дней», «На счетах и в кассе», ниже таблица заявок с кнопкой «Одобрить».
Кабинет директора: раздел «Платежи». Демо-данные.
Приложение debitorka.kz, экран «Платежи»: деньги сверху, заявки с кнопкой «Одобрить» и «Одобрить все».
Заявки и деньги
Приложение debitorka.kz, заявка на оплату: остаток по документу, срок по 1С, просрочка, наш долг поставщику, кнопки «Одобрить», «Частично», «Отложить», «Отклонить».
Заявка и решение
Приложение debitorka.kz, переписка директора и бухгалтера внутри заявки на оплату.
Переписка
Один понедельник

Пять счетов, директор в дороге, денег хватит не на всё

Поставщики ждут оплату, зарплата на носу, а покупатели обещали заплатить к концу недели. Решать, кому платить первым, должен директор. Сравните, как это решение принимается.

  1. Фото таблицы в мессенджере

    Бухгалтер отправляет директору снимок списка: пять счетов на 8,7 млн ₸. Сколько сейчас на счетах и кто из покупателей заплатит на неделе, директор не помнит.

  2. «Металл Трейду — оплати»

    Ответ пришёл между встречами. Какой из двух счетов, целиком или частично, непонятно. Бухгалтер переспрашивает, сообщение тонет в чате.

  3. Один счёт оплачен дважды

    Счёт уже оплатили утром по старой договорённости, а вчерашнее «оплати» превратилось во вторую платёжку. Переплату теперь возвращать звонками и письмами.

Как работает

От галочки у счёта до «оплачено в 1С»

Счета поставщиков и оплаты приходят из 1С тем же обменом, что и долги клиентов. Бухгалтеру не нужно ничего перепечатывать, директору — открывать 1С.

  1. 01Бухгалтер отмечает счета

    В «Обзор ДтКт → С поставщиком» ставит галочки у неоплаченных поступлений, выбирает «срочно» или «планово», срок и пишет комментарий шефу. Налоги, зарплата, аренда, аванс — через «+ Разовый платёж», можно приложить скан счёта.

  2. 02Шефу приходит push

    Главный канал — уведомление в приложении. Не открыл за 30 минут — копия в Telegram или на почту. Приложения нет — сразу в Telegram.

  3. 03Шеф решает

    «Одобрить» в один тап прямо в списке или «Одобрить все». «Частично» — на меньшую сумму, «Отложить» — до даты, «Отклонить» — с причиной: нет денег, спор с поставщиком, не срочно, нет документов, дубль. После решения сразу открывается следующая заявка.

  4. 04Реестр для банка

    Бухгалтер получает решение уведомлением. Одобренные собираются в реестр Excel: получатель, БИН, ИИК, БИК, КБе, КНП, назначение, сумма. Платёжки — в банк-клиенте, как обычно; после загрузки бухгалтер отмечает «Отправлено в банк».

  5. 05Закрылось после обмена с 1С

    Оплата поставщику в 1С сама закрывает заявку: «оплачено в 1С». Для разовых платежей сервис подберёт оплату из 1С по контрагенту и сумме, бухгалтер подтвердит в один клик. Налоги и зарплату отмечают «Оплачено» вручную.

Карточка поставщика в демо-кабинете: блок «К оплате — открытые поступления», галочка у документа и панель «Отмечено 1», срочность, срок, комментарий шефу и кнопка «На согласование шефу».
Кабинет бухгалтера: галочка у документа и «На согласование шефу». Демо-данные.
Что видит шеф

Сначала деньги, потом заявки

Решать «платить или подождать» без остатков на счетах — гадание. Поэтому над списком заявок всегда четыре суммы и одна главная: сколько останется после всех заявок.

просятСколько ждут решения

Сумма и число заявок, отдельно сколько срочных. Одобренные, но ещё не оплаченные — своей строкой.

ждём от должниковЧто придёт за 7 дней

По обещаниям оплаты и графикам платежей покупателей. Это те же деньги, что директор видит на дашборде.

на счетах и в кассеОстатки из 1С

Деньги на расчётных и карт-счетах и в кассе (1030, 1040, 1010) по каждой организации, с датой и временем обмена. Депозиты — справочно. Данные старше 6 часов — с предупреждением.

после всех заявокЧто останется

Деньги на счетах минус ждущие и одобренные заявки. Если она уходит в минус, одобрить всё сразу не получится.

в заявкеВсё для решения на одном экране

Остаток долга по документу из 1С, срок и просрочка, наш общий долг поставщику, встречный долг поставщика перед нами, комментарий бухгалтера и скан счёта.

Остатки на счетахОстатки денег приходят с обработкой 1С 2.39.0 и новее (обновляется сама). Пока она не установлена, плитка «На счетах и в кассе» так и пишет, а заявки, решения, реестр и закрытие по оплатам работают без неё.
Переписка

Вопрос по счёту задают в самой заявке, а не в общем чате

«Почему всю сумму сразу? Можно половину сейчас?» Директор пишет прямо в заявке и отмечает, что ждёт ответа. Заявка помечается «ждёт ответа бухгалтера», бухгалтер получает уведомление, отвечает и прикладывает файл: договор, счёт, акт.

Сообщения, решения и суммы хранятся в истории заявки. Через месяц видно, кто попросил, кто и когда одобрил, на какую сумму и почему. Не нужно искать скриншоты в телефоне.

Почему не WhatsApp компанииНомер компании в WhatsApp видят менеджеры, а разговор о зарплате и платежах поставщикам туда не относится. Уведомления о заявках идут push в приложение, копией — в Telegram или на почту.
Переписка в заявке на оплату: вопрос директора и ответ бухгалтера, поле для вопроса и кнопка «Файл».
Вопрос и ответ в заявке
Защита от двойной оплаты

Один счёт — одна заявка

Двойная оплата обычно случается не из-за небрежности, а из-за того, что договорённость жила в двух местах: в чате и в голове бухгалтера. В согласовании у каждого документа одна заявка и одна сумма, а закрывает её настоящая оплата из 1С.

  • Второй запрос на тот же документ не создать. Сервис покажет, что счёт уже на согласовании, и в каком он статусе.
  • Сумма не больше остатка долга. Остаток по документу берётся из 1С, переплатить по заявке нельзя.
  • Встречный долг на виду. Если поставщик сам должен вам, директор увидит это в заявке до того, как одобрит оплату.
  • Оплаченное не висит «к оплате». После обмена с 1С заявка закрывается сама, бухгалтеру не нужно помнить, что уже ушло.
Права и тарифы

Платежи видят только те, кому положено

Зарплата, налоги и остатки на счетах — не для всего отдела продаж. Раздел «Платежи» появляется только у сотрудников с одним из двух прав.

заявки на оплатуКто может просить

По умолчанию — бухгалтер, закупщик, администратор и директор. Право можно дать или забрать у конкретного сотрудника в разделе «Команда».

согласованиеКто решает

Директор и владелец кабинета. Они одобряют, отклоняют, откладывают и видят деньги компании.

«только свои»Чужого не видно

Сотрудник с ограничением «только свои» видит лишь свои заявки: ни остатков денег, ни чужих платежей вроде зарплаты и налогов.

тарифыStandard и Enterprise

В Basic согласования нет: пункт меню виден с замком и превью экрана. После регистрации 7 дней кабинет работает бесплатно в тарифе Standard, согласование можно попробовать на своих данных. Тарифы и стоимость

скороМаршрут из нескольких согласующих

Для Enterprise готовим цепочку «коммерческий директор → финансовый → казначей» и лимиты по категориям платежей. Сейчас решает один согласующий: директор или владелец.

Вопросы

Что спрашивают про согласование

Сервис сам платит поставщикам?

Нет. Сервис не подключается к банку и ничего не списывает. Директор принимает решение, а бухгалтер выгружает реестр одобренных с реквизитами и делает платёжки в банк-клиенте, как обычно. Оплата из 1С потом сама закрывает заявку.

Нужно что-то дорабатывать в 1С?

Нет. Счета поставщиков и оплаты приходят тем же обменом, что и долги клиентов, конфигурация не меняется. Остатки на счетах и в кассе (1030 и 1010) появятся с обновлённой обработкой 1С, до неё плитка «На счетах и в кассе» так и пишет, остальное работает.

Как директор узнаёт о новой заявке?

Push в приложении debitorka.kz для Android или iPhone. Если директор не открыл его за 30 минут, приходит копия в Telegram или на почту, а без приложения — сразу в Telegram. WhatsApp компании для этого не используем: его номер видят менеджеры.

Можно одобрить не всю сумму?

Да. «Частично» — одобрить меньшую сумму, «Отложить» — вернуться к заявке в выбранный день, «Отклонить» — с причиной: нет денег, спор с поставщиком, не срочно, нет документов, дубль. Бухгалтер сразу получает решение уведомлением.

Кто видит раздел «Платежи»?

Только сотрудники с правом «Заявки на оплату» (по умолчанию бухгалтер, закупщик, администратор, директор) или «Согласование платежей» (директор и владелец). Сотрудник с ограничением «только свои» не видит остатки денег и чужие заявки, например зарплату и налоги.

В каком тарифе есть согласование?

В Standard и Enterprise. В Basic его нет. После регистрации 7 дней кабинет работает бесплатно в тарифе Standard, так что согласование можно попробовать на своих данных. Маршрут из нескольких согласующих для Enterprise — в разработке.

Показ на ваших данных

Покажем согласование платежей на вашей 1С

  1. 1Созвон на 30 минутПодключаем обработку к вашей 1С. Базу в интернет не открываем.
  2. 2Кто просит, кто решаетВместе назначим права: бухгалтеру — заявки, директору — согласование.
  3. 3Приложение на телефон директораПоставим приложение и проверим, что push о заявке доходит.
Куда вам перезвонить?
Где ведёте учёт

Перезвоним в течение рабочего дня. Данные из 1С смотрим только с вашего согласия. Отправляя заявку, вы соглашаетесь на обработку контактных данных для связи по ней (политика конфиденциальности).

Ещё по теме

Что ещё помогает директору держать деньги под контролем

Попробовать