Дебиторка фармдистрибьютора Аптеки, сети, клиники и госзаказчики: у каждого свой способ не заплатить вовремя
Дебиторка фармдистрибьютора и поставщика медтехники складывается из клиентов, которые платят по совершенно разным правилам. Сеть просит 90 дней и платит «с продаж», аптека-ИП может закрыться за месяц, госзаказчик платит по договору и бюджету, а закуп для бесплатной медпомощи идёт по своим правилам. Разбираем на примере, где застревают деньги у каждого типа клиентов и что с этим делать.
Обновлено 1 октября 2026 · Кодекс о здоровье и ГК РК в редакции 2026 года · читать 12 минут
Пять типов клиентов в одной оборотке
ТОО «Дәрмен Фарм» возит лекарства и медицинские изделия. Среди покупателей — четыре аптечные сети, оформленные на девять юрлиц, 190 аптек на ТОО и ИП, 28 частных клиник, 16 государственных медорганизаций и единый дистрибьютор. Дебиторка — 86 млн ₸, просрочено 15,5 млн.
В одной цифре эти клиенты смешиваются, а разбираться с ними приходится по-разному. Сети платят крупно, но позже договора. Аптеки платят мелко, зато часто исчезают. Клиники надёжны, пока у них есть пациенты. Госзаказчик не исчезнет, но заплатит строго по договору и бюджету, и разговор «давайте пораньше» с ним бессмыслен.
Поэтому первый шаг у фармдистрибьютора — разделить дебиторку по типам клиентов и для каждого держать свои правила отсрочки, лимита и напоминаний. Как анализировать дебиторку в разрезах, разобрано в статье об анализе дебиторской задолженности.
Сети: длинная отсрочка, оплата «с продаж» и несколько ТОО
Сеть — самый желанный и самый трудный клиент. Объёмы большие, поэтому поставщик соглашается на 60–90 дней отсрочки. Дальше начинаются две истории, которые повторяются почти у всех.
Сеть «Жан Дәрі» работает через три ТОО: по Алматы, по Шымкенту и оптовое. 1 400 000 ₸ пришли от оптового ТОО, а накладные были на шымкентское. В 1С у оптового ТОО переплата, у шымкентского — просрочка. Напоминание уходит тому, кто «уже заплатил», и сеть обижена.
Что делать: попросить у плательщика письмо об уточнении назначения платежа и провести оплату на нужное ТОО. Если долги разных ТОО сети нужно закрыть одним документом, это уже соглашение всех сторон, о нём — в статье о взаимозачёте.
Сеть предлагает платить за товар, когда он продастся. По сути вы кредитуете её склад и не знаете, когда наступит срок. Неходовые позиции могут лежать на полках месяцами.
Если условие не позволяет определить срок, ГК требует исполнить обязательство в разумный срок, а после требования кредитора — в семь дней (ст. 277, п. 2). Давность по такому долгу считают с момента требования (ст. 180, п. 3). Спорить о «разумном сроке» долго и дорого.
Что делать: вместо «по мере реализации» писать в договоре предельный срок: «по мере реализации, но не позднее 90 дней с поставки». О формулировках — в статье об условиях оплаты в договоре.
Аптека закрылась, а долг остался
Одиночные аптеки, особенно оформленные на ИП, — самая рискованная часть фармдебиторки. Аренда подорожала, рядом открылась сетевая аптека, хозяин устал. Аптека закрывается за месяц, и последние поставки часто оказываются неоплаченными.
Хорошая новость: снятие ИП с учёта долг не гасит. Предприниматель отвечает по обязательствам всем своим имуществом, кроме того, на которое по закону нельзя обратить взыскание (ГК РК, ст. 20, п. 1). Плохая: взыскивать по 300–500 тысяч с физлица долго, и часто дешевле было не отгружать. Как это делается, разобрано в статье о взыскании долга с ИП.
Поэтому с аптеками выигрывает профилактика. Сигналы видны заранее: заказы становятся меньше, оплаты дробятся, аптека просит «ещё одну поставку, а потом всё закроем», ИП переоформляют на родственника. Каждый такой сигнал — повод сократить отсрочку и не отгружать новое, пока не оплачено старое.
Аптека берёт только ходовое и маленькими партиями. Часто это начало конца. На экономию такое похоже редко.
Раньше закрывала накладную целиком, теперь по 50–100 тысяч. Деньги идут с выручки дня.
Классика перед закрытием. Новую поставку — только после оплаты просроченного.
Аптеку переоформили на другого человека. Долг остаётся за прежним ИП, новому — отгрузка только на новых условиях.
Возвраты по сроку годности съедают оплату
У лекарств есть срок годности, и аптеке невыгодно держать товар, который скоро нельзя будет продать. Поэтому в договорах с аптеками и сетями часто есть условия о возврате или замене короткосрочного товара. Сам закон обязанности принимать такие возвраты на поставщика не возлагает: всё решает договор.
Для дебиторки возврат — это минус к долгу. И если возвраты не оформлены вовремя, долг в учёте поставщика и у аптеки расходится. Аптека платит «за вычетом возврата», у вас висит недоплата, напоминания уходят на спорную сумму. Через полгода уже никто не помнит, какая коробка за какую накладную.
Договоритесь о правилах заранее: какой остаточный срок годности допускает возврат, в какой срок он оформляется, кто проверяет товар на складе и когда документ попадает в 1С. Пока возврат не проведён, держите этот долг спорным и не напоминайте о нём. Раз в квартал сверяйтесь с крупными аптеками актом сверки.
Госмедорганизации и СК-Фармация: долг без риска, но по процедуре
Лекарства и медизделия для гарантированного объёма бесплатной медпомощи и для системы обязательного медстрахования закупают в порядке и способами, которые устанавливает уполномоченный орган, в том числе через веб-портал закупа (Кодекс «О здоровье народа и системе здравоохранения», ст. 246, п. 3). Отдельное место в этой системе занимает единый дистрибьютор: он выбирает поставщиков, заключает с ними договоры поставки, в том числе долгосрочные, и обеспечивает медорганизации лекарствами (ст. 247). Функции единого дистрибьютора выполняет ТОО «СК-Фармация».
Для дебиторки поставщика это значит одно: срок и порядок оплаты определяет договор и правила закупа, а не переговоры. Госзаказчик не заплатит раньше, потому что вы позвонили, и вряд ли заплатит без полного пакета документов. Зато такой долг почти не грозит пропасть.
Где теряют деньги: документы к поставке неполные или с ошибками, и срок оплаты сдвигается; акт подписан, а счёт-фактура в другой редакции; поставщик не следит за сроком и узнаёт о просрочке в конце года. Если срок по договору прошёл, действуйте письменно. Порядок — в статье о долге по договору госзакупок.
Закуп лекарственных средств и медицинских изделий, предназначенных для оказания гарантированного объема бесплатной медицинской помощи и (или) медицинской помощи в системе обязательного социального медицинского страхования, осуществляется в порядке и способами, установленными уполномоченным органом…
Кодекс РК «О здоровье народа и системе здравоохранения», ст. 246, п. 3
Медтехника: деньги после монтажа и ввода в эксплуатацию
У поставщика оборудования своя механика. Аппарат привезли, но клиника платит не за поставку, а за работающий аппарат: после монтажа, наладки и обучения персонала. Если договор привязывает оплату к акту ввода в эксплуатацию, дебиторка фактически начинается с этого акта. Накладная срок оплаты не запускает.
Застревают деньги там же, где у строителей: клиника не подписывает акт, потому что «ещё не обучили вторую смену», «нет помещения», «ждём инженера». Решение похожее. Срок на подписание или мотивированный отказ — в договоре, акт — с сопроводительным письмом, молчание — повод фиксировать отказ письменно. Подробно этот механизм разобран в статье о дебиторке в строительстве.
Второй поток — сервисные договоры. Ежемесячные акты выполненных работ на небольшие суммы легко теряются среди крупных поставок, и через год клиника должна за двенадцать месяцев обслуживания. Такие долги лучше отдать автоматическим напоминаниям.
- 1ПоставкаНакладная на аппарат. По договору это ещё не срок оплаты, если оплата привязана к вводу.
- 2Монтаж и наладкаИнженер на месте. Самое время согласовать дату подписания акта ввода.
- 3Акт ввода в эксплуатациюС этой даты идёт срок оплаты. Без подписи — письмо и срок на мотивированный отказ.
- 4СервисЕжемесячные акты на обслуживание. Мелкие суммы — под автонапоминания.
Шесть правил фармдистрибьютора, которому платят вовремя
- 01Разные условия для разных клиентов
Отсрочка, лимит и порядок напоминаний для сетей, аптек, клиник и госзаказчиков — свои. Одна политика на всех не работает.
- 02Предельный срок вместо «с продаж»
Любое «по мере реализации» — с датой, после которой платят в любом случае.
- 03Лимит на ТОО и на группу
Каждое юрлицо сети в своём лимите, но и сумма по сети не выше того, что вы готовы доверить.
- 04Аптекам — короткий поводок
Новым и одиночным аптекам — короткая отсрочка и стоп отгрузки при первой серьёзной просрочке.
- 05Возвраты по регламенту
Остаточный срок годности, срок оформления, ответственный. Неоформленный возврат — спорный долг, не просроченный.
- 06Госзаказчик — по договору
Полный пакет документов к поставке, контроль срока и письменное требование сразу после него.
Каждому клиенту — свои правила, а собирает всё один сервис
debitorka.kz забирает из 1С долг по каждой накладной и акту, срок оплаты — из документа или договора. Видно, какое ТОО сети что должно и где переплата, а итог после обмена сверяется с 1С.
Напоминания уходят сами, в WhatsApp и на почту, днём, от имени вашей компании. Для любого клиента их можно выключить или оставить только почту: госзаказчику хватит письма в бухгалтерию. Спорный долг, например по неоформленному возврату, встаёт на паузу.
Платёжная дисциплина A/B/C по истории оплат покажет, какая сеть реально платит через 90 дней, а какая через 120. А на тарифе «Про» у каждого клиента есть кредитный лимит и допустимая просрочка: вышел за рамки — менеджер видит предупреждение в 1С при выписке документа.
Проверили по действующим редакциям
Нормы сверены с текстами на adilet.zan.kz в редакции сентября 2026 года. Сведения о едином дистрибьюторе — по Кодексу о здоровье и официальному сайту ТОО «СК-Фармация». Цифры дистрибьютора и клиентов демонстрационные. Конкретные сроки оплаты по госзакупу и закупу единого дистрибьютора уточняйте в договоре и действующих правилах.
- Кодекс РК «О здоровье народа и системе здравоохранения»ст. 246, п. 3 — закуп лекарств и медизделий для ГОБМП и ОСМС в порядке, установленном уполномоченным органом; ст. 247 — функции единого дистрибьютора
- Гражданский кодекс РК (Общая часть)ст. 20, п. 1 — гражданин, в том числе ИП, отвечает по обязательствам всем своим имуществом; ст. 277, п. 2 — исполнение обязательства без срока; ст. 180, п. 3 — давность по таким обязательствам с момента требования
Частые вопросы о дебиторке в фармацевтике
Как снизить дебиторскую задолженность фармдистрибьютору?
Разделить клиентов по типам и держать для каждого свои отсрочку, лимит и напоминания, заменить «оплату по мере реализации» предельным сроком, вовремя оформлять возвраты и не отгружать новое аптекам с серьёзной просрочкой.
Что делать, если аптека-ИП закрылась и не заплатила?
Взыскивать с самого предпринимателя: закрытие ИП долг не гасит, гражданин отвечает по обязательствам всем своим имуществом (ГК РК, ст. 20, п. 1). Начать с претензии, затем суд или исполнительная надпись, если долг признан письменно.
Законно ли условие об оплате по мере реализации?
Такое условие встречается часто, но если оно не позволяет определить срок, долг нужно исполнить в разумный срок, а после требования — в течение семи дней (ГК РК, ст. 277, п. 2). Надёжнее дописать предельный срок: «но не позднее 90 дней с поставки».
Кто такой единый дистрибьютор лекарств в Казахстане?
Юрлицо, которое в рамках гарантированного объёма бесплатной медпомощи и ОСМС выбирает поставщиков, заключает договоры поставки, в том числе долгосрочные, и обеспечивает медорганизации лекарствами и медизделиями (Кодекс о здоровье, ст. 247). Эти функции выполняет ТОО «СК-Фармация».
Когда госмедорганизация должна оплатить поставку лекарств?
В срок, указанный в договоре, который заключён по правилам закупа. Ускорить оплату переговорами обычно нельзя, зато важно сдать полный пакет документов и сразу после срока направить письменное требование.
Что делать, если аптечная сеть заплатила от другого юрлица?
Попросить у плательщика письмо об уточнении назначения платежа и провести оплату на то ТОО сети, которое должно. Пока этого не сделали, у одного ТОО в 1С переплата, у другого просрочка, и напоминания уходят не тому.
Покажем дебиторку по каждой аптеке, сети и госзаказчику
- 1Созвон на 30 минутПодключаем обработку к вашей 1С. Базу в интернет не открываем.
- 2Долги по документамОстаток, срок и просрочка по каждой накладной и акту, сверено с 1С до тенге.
- 3Где рискКакие аптеки пора остановить, какие ТОО сети платят позже договора, кому хватит письма.