Программа для учёта дебиторской задолженности Пять способов вести дебиторку и как понять, какой нужен вам
Программа для учёта дебиторской задолженности нужна, когда цифра из оборотки 1С больше не отвечает на простые вопросы: за какую накладную долг, с какого дня просрочка, кто этим занимается и что клиент обещал. Вариантов пять: Excel, отчёты 1С, доработка 1С программистом, CRM и специализированный сервис. Сравниваем их по семи критериям, без рекламы, и даём чек-лист из 12 вопросов для демонстрации.
Обновлено 1 октября 2026 · пять вариантов на одних критериях · читать 12 минут
Что должна делать программа для учёта дебиторской задолженности
Учёт дебиторки — это ответы на пять вопросов, которые директор задаёт каждую неделю. Сколько нам должны. За что. Как давно. Кто этим занимается. Что клиент обещал. На первый вопрос 1С отвечает точно и в любой момент. Остальные ответы разбросаны: срок оплаты лежит в договоре, обещание — в телефоне менеджера, история звонков — у него в голове.
Понедельник, планёрка. Директор спрашивает про ТОО «Батыс Трейд». Бухгалтер открывает оборотку: 4 260 000 ₸. Менеджер вспоминает, что клиент обещал заплатить «на этой неделе», но когда был тот разговор, никто не помнит. Через полчаса выясняется, что долг — это две накладные с просрочкой 94 и 74 дня и по первой уже пора писать претензию.
Хорошая программа показывает этот ответ за минуту, без раскопок. Поэтому выбирать стоит не по списку функций, а по тому, сколько ручной работы она оставляет людям. Если для ответа на пять вопросов бухгалтер всё равно полдня сводит таблицы, программа куплена зря.
- Сколько всего должны, директор узнаёт в конце месяца из таблицы бухгалтера.
- Долг клиента известен, а какая накладная не оплачена и с какого дня — нет.
- Обещания оплаты живут в телефонах менеджеров.
- Менеджер уволился, и вместе с ним ушла история по его клиентам.
- Клиенту напомнили о долге, который он оплатил вчера.
- Отдел продаж отгрузил партию клиенту, у которого два месяца просрочки.
Семь критериев, по которым видно, подойдёт ли программа
К каждому критерию — вопрос, который стоит задать на демонстрации. Ответ «это можно настроить» без показа на экране засчитывайте как «нет».
Сумма на клиента не скажет, какая накладная просрочена. Попросите показать клиента, который заплатил часть суммы без номера документа. Программа должна закрыть самый старый документ договора, как это сделал бы бухгалтер.
Дни просрочки считают от срока оплаты из документа или договора, не от отгрузки. Корзины 0–30, 31–60, 61–90 и 90+ должны собираться сами и на любую прошлую дату. Как их читать, разобрано в статье об отчёте по старению дебиторки.
Если долги переносят руками, через месяц программа живёт своей жизнью. Спросите, сходится ли итог с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 1210 и что происходит при расхождении. И нужна ли доработка конфигурации.
До срока и после, днём, от имени вашей компании. Главное — замолчать, как только пришла оплата, клиент пообещал дату или оспорил сумму. Напоминание после оплаты портит отношения сильнее, чем его отсутствие.
Дата и сумма обещания, звонки, переписка, смена ответственного — в карточке долга. Сорванное обещание должно быть видно на следующий день, без чьей-то памяти.
Плюс журнал: кто поменял срок, кто поставил паузу, кто выгрузил данные. Без прав программа становится общей таблицей с теми же проблемами, только дороже.
Подписка или лицензия, внедрение, доработки при обновлениях и время сотрудников. Процент с возвращённых денег — модель коллекторов. Если долги возвращают ваши же люди, платить процент незачем.
Excel, 1С, доработка, CRM или сервис: что умеет каждый вариант
Плохих вариантов здесь нет. Есть варианты, которые подходят вашему числу клиентов, и те, что уже не подходят.
| Задача | Excel | Отчёты 1С | Доработка 1С | CRM | Сервис для дебиторки |
|---|---|---|---|---|---|
| Долг по каждому документу | разноской вручную | если в аналитике есть документ расчётов | если заложить в задание | обычно нет, только сумма | да, из проводок 1С |
| Срок оплаты и старение | формулами, пока не сломаются | в типовых отчётах нет | если заложить в задание | нет | сами, на любую дату |
| Насколько свежие цифры | на день обновления таблицы | на сейчас | на сейчас | как внесли менеджеры | после каждого обмена с 1С |
| Напоминания клиентам | вручную | нет | можно заказать | рассылки, без связи с оплатой | до и после срока, стоп по оплате |
| Обещания и история | в блокноте менеджера | только проводки | если заложить в задание | да, если менеджеры заполняют | в карточке долга |
| Права доступа | файл видят все или никто | права 1С | права 1С | да | менеджер — своих, директор — всех |
| Во что обходится | время бухгалтера | входит в 1С | работа программиста и сопровождение | подписка и настройка | подписка |
| Кому подходит | до пары десятков клиентов с отсрочкой | чтобы знать итог | есть свой программист 1С | продажи с длинным циклом | десятки и сотни должников |
Сравнение по типовым возможностям. Конкретная CRM или доработка может уметь больше: проверяйте на демонстрации по чек-листу ниже.
Где каждый вариант перестаёт справляться
Excel. Бесплатно, гибко, понятно всем. Работает, пока клиентов с отсрочкой два-три десятка и таблицу ведёт один аккуратный человек. Ломается на частичных оплатах, авансах и свежести данных: таблица верна ровно на ту минуту, когда её обновили. Как выжать из неё максимум, показано в статье об учёте дебиторки в Excel с шаблоном.
Отчёты 1С. Итог точный и всегда на сейчас. Оборотно-сальдовая ведомость по 1210 и анализ субконто ответят, сколько должен клиент. Но во многих базах на 1210 нет документа расчётов, срока и старения в типовых отчётах нет, а напоминать клиентам 1С не будет. Подробно — в статье о дебиторке в 1С для Казахстана.
Доработка 1С. Программист добавит отчёт по срокам, а при желании и рассылку. Всё остаётся в привычной базе. Цена — доработанную конфигурацию сложнее обновлять, каждая новая идея превращается в новое задание, а отчёт по-прежнему кто-то должен открыть и что-то с ним сделать.
CRM. Хороша для продаж: сделки, воронка, звонки. Долг в ней часто — поле, которое менеджер заполняет руками, а оплаты из 1С приходят одной суммой или не приходят вовсе. Получается вторая таблица, которая расходится с бухгалтерией.
Сервис для дебиторки. Берёт долги из 1С по документам, сам считает просрочку, напоминает клиентам и ведёт историю. Минусы тоже есть: ещё один кабинет и ещё одна подписка, а контакты и сроки оплаты в 1С придётся привести в порядок. Иначе напоминания уйдут не туда и не тогда.
12 вопросов на демонстрации программы для дебиторки
Демонстрацию ведёт продавец, и демо-база у него всегда чистая. Поэтому сценарий лучше принести свой. Возьмите трёх настоящих клиентов: одного с частичной оплатой без номера накладной, одного с авансом по другому договору и одного, заведённого в 1С дважды под одним БИН. На этих трёх видно больше, чем на часе презентации.
Вопросы справа идут в том порядке, в каком обычно всплывают проблемы. Первые четыре — про цифры: если долг не сходится с 1С, остальное уже неважно. Следующие пять — про ежедневную работу. Последние три — про деньги и выход.
Отдельно спросите про уход. Если данные нельзя выгрузить и удалить по запросу, вы покупаете не программу, а зависимость.
Сколько стоит программа и во что обходится учёт без неё
Цена программы обычно меньшая часть расходов. Считайте цену владения за год: подписка или лицензия, внедрение, доработки при каждом обновлении 1С и время людей. Excel только кажется бесплатным: его ведёт бухгалтер, и каждый час на сверку таблицы — это час, оплаченный вами.
Вторая половина расчёта — цена ожидания. Пока деньги лежат у клиентов, вы платите за них сами: процентами по кредиту или закупкой, которую не сделали. 15 млн ₸ просрочки при 18% годовых стоят 7 397 ₸ в день и 225 000 ₸ в месяц. Свои цифры подставьте в калькулятор стоимости просрочки.
Отсюда простая проверка окупаемости. Подписка за 27 500 ₸ в месяц окупается, если на месяц раньше придут 1 833 333 ₸ просрочки. Это 12% от тех 15 млн. Если программа не ускоряет оплату хотя бы на такую сумму, она не нужна, какой бы удобной ни была.
подписка × 12 + внедрение + доработки + часы сотрудников × ставкаЧасы сотрудников — главная статья у Excel и доработок 1С.просрочка × ставка ÷ 36515 000 000 × 18% ÷ 365 = 7 397 ₸ в день.подписка в месяц ÷ (ставка ÷ 12)27 500 ÷ 1,5% = 1 833 333 ₸ просрочки, пришедшей на месяц раньше.Как перейти на программу и не утонуть в настройках
Программа не наведёт порядок в учёте сама. Она покажет беспорядок, и это первая польза. Шесть шагов в таком порядке занимают пару недель.
- 01Почистить справочник
Дубли контрагентов по БИН, клиенты без телефона и почты. Иначе один должник распадётся на двух, а напоминание уйдёт в пустоту.
- 02Проставить сроки оплаты
В договорах и документах. Без срока программа не поймёт, что просрочено, и посчитает от условных 30 дней.
- 03Распределить роли
Кто звонит, кто шлёт акт сверки, кто решает о претензии. Образец — в статье о регламенте работы с дебиторкой.
- 04Начать с мягкого
Сначала напоминания за несколько дней до срока: они самые дешёвые и никого не обижают. Тексты — в статье о напоминании об оплате.
- 05Сверить итог с 1С
В первую неделю сравните долг в программе с ОСВ по 1210 по каждому крупному клиенту. Расхождение почти всегда находит ошибку в учёте.
- 06Связать с деньгами людей
Пока менеджер получает бонус за отгрузку, программа ему мешает. Как перестроить — в статье о мотивации менеджеров за оплату.
Как это устроено в debitorka.kz
debitorka.kz — сервис для дебиторки казахстанских ТОО и ИП с учётом в 1С. Подключается внешней обработкой: типовая конфигурация не меняется, база в интернет не открывается, 1С сама отправляет проводки по счетам расчётов с покупателями.
Долг считается по каждому документу. Оплата с номером документа гасит его, без номера — самый старый документ договора. Срок оплаты берётся из документа или договора, старение — от него. После каждого обмена итог сверяется с 1С по каждому контрагенту.
Дальше работа идёт сама: напоминания должникам в WhatsApp и на почту днём, обещания траншами, доска взыскания с этапами и сроками, претензии и акты сверки по данным 1С. Директор видит всё на дашборде, менеджер — своих клиентов.
Фиксированная подписка, без процента с долга
Сколько бы денег ни вернулось, платите одну сумму в месяц. Первый шаг — бесплатный разбор по вашей 1С.
- Доска и список долгов
- Импорт из Excel по шаблону
- Напоминания на email
- Один пользователь
- Обмен с 1С и разбор данных
- Напоминания в WhatsApp и на почту
- Обещания оплаты траншами
- Претензии и акты сверки
- Дашборд директора и отчёты
- Команда до 5 человек
- Всё из «Бизнеса» и несколько баз 1С
- Кредитные лимиты и стоп-лист
- Предложения взаимозачёта и кредиторка
- Свой юридический маршрут на доске
Частые вопросы о программах для дебиторки
Какая программа подходит для учёта дебиторской задолженности?
Та, что показывает долг по каждому документу со сроком оплаты, сама считает просрочку и старение, берёт данные из 1С без ручного переноса и хранит историю работы с должником. Для пары десятков клиентов с отсрочкой хватит Excel, для сотен нужен сервис или серьёзная доработка 1С.
Можно ли вести учёт дебиторки в 1С без отдельной программы?
Сколько должен каждый клиент, 1С покажет в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 1210. Срок оплаты, дни просрочки и старение типовые отчёты обычно не показывают, а напоминать клиентам 1С не будет. Это закрывают доработкой, таблицей Excel или отдельным сервисом.
Чем сервис для дебиторки отличается от CRM?
CRM ведёт продажи: сделки, звонки, воронку, а долг там чаще всего поле, которое заполняют руками. Сервис для дебиторки берёт долги и оплаты из 1С по документам, сам считает просрочку и останавливает напоминания, когда пришла оплата.
Сколько стоит программа для учёта дебиторской задолженности?
От нуля за Excel до подписки или оплаты работы программиста 1С. В debitorka.kz три тарифа: «Старт» 0 ₸, «Бизнес» 27 500 ₸ и «Про» 70 000 ₸ в месяц, без процента с долга. Сравнивайте цену владения за год вместе со временем сотрудников.
Нужно ли дорабатывать 1С, чтобы подключить программу?
Зависит от программы. debitorka.kz подключается внешней обработкой: типовая конфигурация не меняется, база в интернет не открывается, 1С сама отправляет данные по HTTPS.
Что проверить на демонстрации программы для дебиторки?
Долг клиента по накладным, разноску оплаты без номера документа, сверку итога с ОСВ по счёту 1210, остановку напоминаний после оплаты и то, что видит менеджер, а что директор. Лучше всего — на трёх своих сложных клиентах.
Покажем вашу дебиторку в программе, а не на демо-базе
- 1Созвон на 30 минутВместе ставим обработку в вашу 1С. Конфигурацию не меняем, базу в интернет не открываем.
- 2Долг по документамКакие накладные не оплачены и сколько дней просрочки, итог сверяем с ОСВ по 1210.
- 3Решаете самиСписок дел на неделю остаётся у вас, даже если программа не понадобится.