Ошибки в работе с дебиторской задолженностью Семь ошибок, из-за которых деньги застревают у клиентов
Почти у каждой компании с отсрочкой платежа есть дебиторка, и это нормально. Деньги теряют не из-за самой отсрочки, а из-за одних и тех же ошибок в работе с долгами. Разбираем семь главных: как их узнать у себя и что сделать.
Обновлено 7 ноября 2026 · для директора и бухгалтера · читать 9 минут
Нет единого списка должников
Долги «знает» бухгалтер, часть — менеджеры, часть лежит в Excel, который обновили месяц назад. Спросите директора, сколько вам должны на сегодня, — ответ будет «уточню».
Как исправить. Один реестр на всю компанию: клиент, документ, сумма, срок оплаты, дни просрочки, ответственный менеджер и последняя договорённость. Обновлять его нужно не раз в месяц, а каждый день — проще всего прямо из 1С, а не вручную.
Как это делает debitorka.kz. Сервис забирает долги из 1С по расписанию, которое вы задаёте в самой 1С (обычно каждый день): один список по всем клиентам, документам и организациям, у каждого дела — ответственный и история договорённостей. Каждое утро сотрудники получают сводку своих дел, руководитель — сводку по команде.
Подробнее: реестр дебиторки в Excel · дебиторка каждое утро из 1С
Смотрят только на общую сумму долга
«Нам должны 48 миллионов» — много это или мало? Пока непонятно, сколько из них не оплачено вовремя, сколько висит больше 90 дней и сколько приходится на одного клиента.
Как исправить. Разбейте долг по возрасту: в срок, до 30 дней, 30–90 и больше 90 дней. Следите за долей просрочки и за тем, сколько долга приходится на пять крупнейших клиентов. Каждая группа требует своих действий: от напоминания до претензии.
Как это делает debitorka.kz. На дашборде долг сразу разбит по возрасту, видна доля просрочки и крупнейшие должники; ABC/XYZ-анализ показывает, кто приносит деньги, а кто риск.
Подробнее: отчёт по старению дебиторки · ABC-анализ клиентов · анализ дебиторки
Отгружают тем, кто уже должен
Клиент не оплатил прошлые накладные, но менеджер отгружает снова: план продаж, «он всегда платил», «обидится, если откажем».
Как исправить. Задайте каждому клиенту кредитный лимит — сколько он может быть должен одновременно, — и максимальную просрочку. Превысил — следующая отгрузка только по предоплате или с разрешения директора. Правило должно срабатывать само, а не зависеть от смелости менеджера.
Как это делает debitorka.kz. Кредитный лимит задаётся по договору клиента — сумма и допустимая просрочка. Если включить автостоп, при превышении 1С получает стоп-отгрузку, а разрешение директора записывается: кто просил, кто решил и на каком основании.
Подробнее: кредитные лимиты и стоп-отгрузки · как рассчитать лимит · кредитная политика
Верят обещаниям на слово
«Оплатим в начале месяца» звучит как договорённость, но это не дата и не сумма. Через месяц никто не помнит, что именно обещал клиент и кому.
Как исправить. Записывайте каждое обещание: дата, сумма, кто обещал. Если оплата частями — график траншей. На крупную сумму просите гарантийное письмо или подписывайте соглашение о рассрочке. После даты сразу сверяйте, пришли ли деньги.
Как это делает debitorka.kz. Обещание записывается в карточку долга, в тарифах Standard и Enterprise — графиком из нескольких траншей. После каждой даты сервис сверяет оплаты из 1С и отмечает сорванный транш — ответственный видит его в задачах и в утренней сводке. Клиент может сам назвать дату оплаты на странице должника.
Подробнее: обещания оплаты траншами · гарантийное письмо и рассрочка
Начинают взыскивать слишком поздно
Пока долг «немного просрочен», напоминать неудобно. За клиента берутся, когда просрочка уже два-три месяца.
Как исправить. Напоминайте ещё до срока — за три дня, — на следующий день после него и дальше по расписанию. Регламент должен говорить, кто и что делает на каждом шаге: звонок, письмо, претензия, суд. Лучше всего, когда напоминания уходят автоматически.
Как это делает debitorka.kz. Напоминания уходят автоматически от имени вашей компании — на почту и в Telegram, а в тарифах Standard и Enterprise и в WhatsApp: до срока, после срока и дальше по расписанию. Оплата пришла из 1С — напоминания останавливаются.
Подробнее: автонапоминания должникам · тексты напоминаний · регламент работы с дебиторкой
Забывают про срок исковой давности
Старые долги годами висят в 1С «на всякий случай». Про них вспоминают, когда клиент окончательно пропал.
Как исправить. Следите за возрастом каждого долга. Срок прерывается, если должник признал долг, например подписал акт сверки или гарантийное письмо: после этого он начинает течь заново. Поэтому регулярная сверка с клиентами — не формальность, а страховка.
Как это делает debitorka.kz. Сервис показывает возраст каждого долга и за полгода предупреждает ответственного, что долгу скоро три года: предупреждение включено сразу, выключить его можно в настройках. Акт сверки собирается по данным 1С и уходит клиенту на почту или в Telegram файлом вместе со ссылкой на страницу должника, а в WhatsApp — ссылкой; открытие ссылки видно в истории.
Подробнее: срок исковой давности в РК · акт сверки · сомнительные и безнадёжные долги
Ко всем клиентам — одинаково, а менеджеров оценивают только по продажам
Надёжный партнёр, который платит день в день, и клиент с вечной просрочкой получают одну и ту же отсрочку. Премию получает тот, кто больше отгрузил, — даже если половина отгрузок не оплачена.
Как исправить. Оценивайте платёжную дисциплину каждого клиента — сколько дней он в среднем опаздывает — и меняйте условия: надёжным — больше отсрочка и лимит, нарушителям — меньше или предоплата. Менеджерам платите не только за отгрузку, но и за оплату: учитывайте просрочку и средний срок оплаты по их клиентам.
Как это делает debitorka.kz. Для каждого клиента считается платёжная дисциплина: доля оплат в срок и среднее опоздание в днях. Для договора сервис подсказывает рекомендуемую отсрочку по этой истории. Руководитель видит результаты каждого менеджера: сколько собрано, сколько дел в работе и сколько закрыто, а также сколько его долга просрочено, на сколько дней в среднем и как платят его клиенты.
Подробнее: платёжная дисциплина клиентов · мотивация менеджеров за оплату · как назначить отсрочку
Дебиторка растёт быстрее выручки?
Самый простой признак, что с долгами что-то не так. Возьмите дебиторку и выручку на конец прошлого года и этого. Если выручка выросла на 5 %, а дебиторка — на 25 %, значит, разницу вы фактически отдали клиентам в долг бесплатно.
Пример. Выручка выросла с 400 до 420 млн ₸ (+5 %), дебиторка — с 40 до 50 млн ₸ (+25 %). Если бы долг рос вместе с выручкой, он был бы 42 млн ₸. Ещё 8 млн ₸ «застряли» у клиентов: это деньги, которых нет на счёте для поставщиков, зарплаты и налогов.
Второй показатель — средний срок оплаты: дебиторка × 365 / выручка за год. Для примера: 50 × 365 / 420 ≈ 43 дня. Если в договорах отсрочка 30 дней, клиенты в среднем платят на 13 дней позже. Посчитать по своим цифрам — в калькуляторе оборачиваемости.
- 1Есть один список всех долгов?С датами, суммами и ответственными, обновлённый сегодня.
- 2Знаете долю просрочки?И сколько долга старше 90 дней.
- 3У клиентов есть лимиты?И отгрузка останавливается, когда лимит превышен.
- 4Обещания записаны?С датой, суммой и проверкой после даты.
- 5Напоминаете до срока?А не через месяц после него.
- 6Следите за сроком давности?И сверяетесь с клиентами хотя бы раз в квартал.
- 7Менеджер отвечает за оплату?А не только за отгрузку.
Частые вопросы об ошибках в работе с дебиторкой
Какая ошибка в работе с дебиторкой самая дорогая?
Отгрузки клиентам, которые уже должны. Каждая новая отгрузка увеличивает сумму, которую можно потерять, и именно так появляются безнадёжные долги на миллионы. Помогают кредитный лимит и автоматическая остановка отгрузок.
Как понять, что дебиторская задолженность стала проблемной?
Признаки: доля просроченных долгов растёт, есть долги старше 90 дней, дебиторка растёт быстрее выручки, клиент переносит оплату не первый раз или перестал отвечать.
Как часто нужно проверять дебиторку?
Директору — сводку каждую неделю, а лучше каждый день. Бухгалтеру и менеджерам — ежедневно: кому сегодня напомнить, у кого истекает срок, чьё обещание сорвано. Сверку с крупными клиентами — хотя бы раз в квартал.
Сколько лет можно взыскивать долг в Казахстане?
Общий срок исковой давности — три года (ст. 178 ГК РК). Признание долга должником, например подписанный акт сверки, прерывает срок, и он начинает течь заново.
Можно ли наладить работу с дебиторкой без программы?
Можно в Excel, если клиентов немного и есть человек, который каждый день обновляет таблицу из 1С. Когда клиентов десятки и сотни, ручной реестр отстаёт от 1С, а напоминания забываются — тогда нужна автоматизация.
Покажем, какие из семи ошибок есть у вас
- 1Созвон на 30 минутПодключаем обработку к вашей 1С. Базу в интернет не открываем.
- 2Долги по возрасту и клиентамСколько просрочено, что старше 90 дней и кто ваши крупнейшие должники.
- 3План на неделюКому напомнить, кому остановить отгрузку, где пора сверка или претензия.
Без созвона: попробуйте сами — 7 дней бесплатно или откройте демо-кабинет.